만국우편연합총칙 제2추가의정서

목차

조항

제1조	(제103조 개정) 총회의 기능

제2조	(제104조 개정) 총회 의사규칙

제3조	(제105조 개정) 연합 기관의 옵서버

제4조	(제106조 개정) 관리이사회의 구성 및 기능

제5조	(제107조 개정) 관리이사회의 기능

제6조	(제108조 개정) 관리이사회의 회기의 구성

제7조	(제109조 개정) 옵서버

제8조	(제110조 개정) 여행경비의 보상

제9조	(제112조 개정) 우편운영이사회의 구성 및 기능

제10조	(제113조 개정) 우편운영이사회 기능

제11조	(제114조 개정) 우편운영이사회의 회기의 구성

제12조	(제115조 개정) 옵서버

제13조	(제116조 개정) 여행경비의 보상

제14조	(제117조의2 추가) 연합 영구기구 조정위원회

제15조	(제123조 개정) 관리이사회, 우편운영이사회, 총회에서 자문위원회의 대표

제16조	(제127조 개정) 사무총장의 직무

제17조	(제130조 개정) 연합 기관의 문서 준비 및 배포

제18조	(제138조 개정) 제안의 총회 제출 절차

제19조	(제144조 개정) 총회와 총회 사이 기간에 채택된 규칙과 그 밖의 결정의 발효

제20조	(제146조 개정) 회원 분담금 규정

제21조	(제150조 개정) 회원 분담등급

제22조	(제152조 개정) 이용자 재정부담 보조기관의 조직

제23조	만국우편연합 총칙 추가의정서의 발효 및 유효기간

만국우편연합총칙 제2추가의정서

아디스아바바 중간총회에 모인 만국우편연합 회원국 정부 전권대표들은 1964년 7월 10일 비엔나에서 체결된 만국우편연합헌장 제22조제2항을 고려하고, 만국우편연합헌장 제25조제4항을 조건으로 하여, 만장일치로 다음의 총칙 개정사항을 채택하였다.

제1조

(제103조 개정)

총회의 기능

1.	회원국, 관리이사회 및 우편운영이사회의 제안에 기초하여 총회는 다음을 한다.

1.1	헌장 전문과 제1조에서 정한 연합의 목적과 목표 달성을 위한 일반 원칙을 결정한다.

1.2	헌장 제29조와 총칙 제138조에 따라 회원국과 이사회가 제출하는 헌장, 총칙, 협약 및 협정의 개정을 위한 제안을 심의하고 적절한 경우 채택한다.

1.3	조약의 발효일을 정한다.

1.4	의사규칙을 채택하고 이 규칙을 개정한다.

1.5	총칙 제111조, 제117조 및 제125조에 따라 관리이사회, 우편운영이사회 및 자문위원회가 각각 제출한 전차 총회부터의 기간을 포함하는 업무에 관한 종합보고를 검토한다.

1.6	연합의 전략을 채택한다.

1.6의2	만국우편연합 4개년 사업계획서 초안을 채택한다.

1.7	헌장 제21조에 따라 연합의 경비 최고 한도액을 확정한다.

1.8	관리이사회와 우편운영이사회 이사국을 관련 총회 결의안에 명시된 선출 절차에 따라 선출한다.

1.9	사무총장 및 사무차장을 선출한다.

1.10	총회결의안에 중국어, 독일어, 포르투갈어 및 러시아어 문서 생산을 위하여 연합이 부담하는 비용 상한을 정한다.

2.	총회는 연합의 최고기관으로서 우편업무에 관한 그 밖의 문제를 처리한다.

제2조

(제104조 개정)

총회 의사규칙

1.	업무의 조직과 토의의 수행을 위하여 총회는 의사규칙을 적용한다.

2.	각 총회는 의사규칙에 규정된 조건에 따라 의사규칙을 개정할 수 있다.

3.	제1항과 제2항은 중간총회에도 유추 적용된다.

제3조

(제105조 개정)

연합 기관의 옵서버

1.	다음의 실체는 총회의 본회의와 위원회 회의, 관리이사회 및 우편운영이사회에 옵서버로 참석하도록 초청받는다.

1.1	국제연합

1.2	지역우편연합

1.3	자문위원회 회원

1.4	총회의 결의 또는 결정에 의하여 옵서버로 연합 회의에 참석할 권한을 부여받은 실체

2.	다음의 실체는 제107조제1.12항에 따라 관리이사회에 의하여 적절한 절차에 따라 지명된 경우 총회의 특정 회의에 임시 옵서버로서 참석하도록 초청받는다.

2.1	국제연합 전문기구 및 그 밖의 정부 간 조직

2.2	국제기구, 협회나 기업 또는 자격이 있는 개인

3.	이 조 제1항에서 정한 옵서버에 추가하여, 관리이사회와 우편운영이사회는 연합 및 연합 기관을 위한 경우 그들의 의사규칙에 따라 자신들의 회의에 참석할 수 있는 임시 옵서버를 지명할 수 있다.

제4조

(제106조 개정)

관리이사회의 구성 및 기능

1.	관리이사회는 2회의 연속되는 총회와 총회 사이 기간에 직무를 수행하는 41개 이사국으로 구성된다.

2.	총회를 개최한 회원국이 의장직을 맡는다. 개최 회원국이 이 권리를 포기하는 경우 당연히 이사국이 되고, 그 결과 그 국가가 속하는 지역그룹은 재량으로 1석의 추가의석을 확보하며, 이 추가의석은 제3항의 제한규정의 적용을 받지 않는다. 이 경우 관리이사회는 개최 회원국 지역그룹에 속하는 이사국 가운데 1개국을 의장국으로 선출한다.

3.	관리이사회의 나머지 40개 이사국은 공평한 지리적 배분에 기초하여 총회가 선출한다. 매 총회마다 적어도 반수의 이사국이 교체되며, 어떤 이사국도 총회에서 3회 연속하여 선출될 수 없다.

4.	관리이사회의 각 이사국은 대표 또는 대표들을 임명한다. 관리이사회의 회원은 그 업무에 적극적으로 참여한다.

5.	관리이사회 이사국의 직무는 무보수로 한다. 이 이사회의 운영경비는 연합이 부담한다.

6.	관리이사회는 총회에서 채택된 연합의 전략 및 사업계획을 충분히 고려하여 관리이사회 구조 내에 수립할 상설그룹 및 전담팀 또는 기타 조직을 정의, 공식화 및/또는 설치한다.

제5조

(제107조 개정)

관리이사회의 기능

1. 관리이사회는 다음의 기능을 보유한다.

1.1	총회의 결정을 따르는 것을 보장하고 우편사안에 대한 정부정책 관련 문제를 연구하며 서비스 교역 및 경쟁 관련 사항과 같은 국제규제의 진전을 고려하면서, 총회와 총회 사이 기간에 연합의 활동을 감독한다.

1.2	국제기술협력의 틀 내에서 모든 형태의 우편기술지원을 촉진, 조율 및 감독한다.

1.3	총회에서 승인된 4년간의 만국우편연합 사업계획의 초안을 검토하고, 4년간의 계획 초안에 명시된 활동을 활용 가능한 자원에 부합시킴으로써 이를 마무리한다. 계획은 또한 적절한 경우 총회에서 수행된 우선순위 부여 절차의 결과에 부합하여야 한다. 관리이사회에서 완성되고 승인된 4개년 사업계획의 최종판은 관리이사회와 우편운영이사회가 작성하고 이행해야 할 연간 운영계획뿐만 아니라 연간 만국우편연합 프로그램 및 예산을 준비하는 데 기초가 된다.

1.4	제107조제1.3항에 명시된 바에 따라 만국우편연합 사업 계획의 최종판을 감안하는 한편, 연합의 연간 프로그램, 예산 및 회계 내역을 심의하고 승인한다.

1.5	필요한 경우 제145조제3항부터 제5항까지의 규정에 따라 경비 초과 한도액을 승인한다.

1.6	요청이 있는 경우 제150조제6항에 명시된 조건에 따라 더 낮은 분담등급의 선택을 허가한다.

1.7	회원국이 지역그룹 변경을 요청하는 경우 관련 지역그룹의 구성원인 회원국의 견해를 고려하여 지역그룹 변경을 승인한다.

1.8	책정된 경비 한도액에 따른 제약을 고려하여 정규 예산을 통해 지원되는 국제사무국의 직위를 신설하거나 폐지한다.

1.9	관리이사회의 기능을 수행하기 위하여 회원국과 함께 정하는 연락에 관한 결정을 한다.

1.10	제105조제1항 및 제105조제2.1항의 의미 내의 옵서버가 아닌 조직과의 관계는 우편운영이사회와의 협의 후 결정한다.

1.11	만국우편연합과 다른 국제기구와의 관계에 대한 국제사무국 보고서를 검토하며, 그러한 관계의 수행에 대하여 적절하다고 고려되는 결정을 내리고 그 결정에 대하여 이루어져야 하는 조치를 한다.

1.12	적절한 시기에 우편운영이사회 및 사무국장과 협의한 후, 국제연합의 전문기구, 국제조직, 협회, 기업 및 자격이 있는 개인을 연합이나 총회의 업무상 필요한 경우 총회의 특정 회의와 총회 위원회에 임시 옵서버로서 초대되도록 지명하며, 국제사무국의 사무총장에게 필요한 초청장을 발송하도록 지시한다.

1.13	제101조제3항에 규정된 경우에는 다음 총회의 개최 회원국을 지정한다.

1.14	적절한 시기에 우편운영이사회와 협의한 후에 총회의 업무 수행에 필요한 위원회의 수를 결정하고 그 기능을 세부적으로 정한다.

1.15	우편운영이사회와 협의한 후에 총회의 승인을 조건으로 다음에 해당되는 회원국을 지정한다.

1.15.1	가능한 한 회원국의 공평한 지리적 배분을 충분히 고려하여 총회의 부의장직, 위원회의 의장 및 부의장직을 수행할 회원국

1.15.2	총회의 지역위원회에 참석할 회원국

1.16	자문위원회 회원 역할을 수행할 이사국을 지정한다.

1.17	관리이사회 권한 범위에서 국제우편업무의 품질을 유지 및 향상시키고 현대화하는 데 필요하다고 간주되는 모든 조치를 검토하고 승인한다.

1.18	총회, 우편운영이사회 또는 회원국의 요청에 의하여 연합 또는 국제우편업무에 관한 행정․입법․법률문제를 연구한다. 위에 언급한 분야에서 총회와 총회 사이 기간에 회원국이 요청한 연구를 수행하는 것이 적당한지의 여부는 관리이사회가 결정한다.

1.19	제140조에 따라 총회 또는 회원국의 승인을 얻기 위하여 제출하는 제안을 작성한다.

1.20	제113조제1.6항에 따라 검토하기 위하여 우편운영이사회에 연구주제를 제출한다.

1.21	우편운영이사회와 협의하여 총회에서의 발표를 위한 전략 초안을 검토하고 승인한다.

1.22	자문위원회로부터 보고서와 권고사항을 받아 토의하고 총회 제출을 위한 자문위원회의 권고사항을 검토한다.

1.23	국제사무국의 활동을 관리한다.

1.24	국제사무국이 작성한 연합 활동에 대한 연간 보고서 및 연간 재무운영보고서를 승인하고, 적절한 경우 이에 대한 의견을 제공한다.

1.25	필요하다고 판단되는 경우 우편운영이사회가 주요한 재정적 영향을 가진 문제(요금, 배달국가취급비, 중계료, 기본항공운송요율 및 통상우편물의 외국에서의 발송)를 연구하는 데 있어 고려해야 할 원칙을 정하고, 이러한 문제의 연구를 면밀히 주시하며, 이러한 문제와 관련된 우편운영이사회의 제안이 위에 언급한 원칙과 일치하는지를 검토 및 승인한다.

1.26	권한 범위에서 필요하다면 총회가 관련 사항에 관한 결정을 내릴 때까지 규정 또는 새로운 절차의 채택을 위한 우편운영이사회의 권고사항을 승인한다.

1.27	우편운영이사회가 작성한 연간 보고서 및 해당 이사회가 제출한 모든 제안을 검토한다.

1.28	국제사무국이 다음 총회에 제출하기 위하여 우편운영이사회와 협의하여 작성한 전차총회가 승인한 연합의 전략 이행과 관련한 회원국의 수행에 관한 4년 주기 보고서를 승인한다.

1.29	자문위원회 조직의 구조를 정하고 자문위원회의 조직이 제122조의 규정에 부합하도록 한다.

1.30	자문위원회의 회원자격을 위한 기준을 마련하고 관리이사회의 회의와 회의 사이 신속한 과정을 통하여 신청에 대한 조치가 이루어질 수 있도록 보장하면서, 그러한 기준에 따라 회원 신청을 승인 또는 거부한다.

1.31	연합의 재정규칙을 정한다.

1.32	유보기금에 관한 규칙을 정한다.

1.33	특별기금에 관한 규칙을 정한다.

1.34	특별활동기금에 관한 규칙을 정한다.

1.35	자발적 기금에 관한 규칙을 정한다.

1.36	인사규칙과 선출직 직원의 복무조건을 정한다.

1.37	사회기금에 관한 규칙을 정한다.

1.38	제152조의 맥락 내에서 이용자 재정부담 보조기관의 신설과 활동에 대한 전반적인 감독을 수행한다.

1.39	관리이사회 의사규칙 및 해당 규칙의 개정사항을 승인한다.

제6조

(제108조 개정)

관리이사회의 회기의 구성

1.	총회 의장이 소집하여 개최하는 구성회의에서 관리이사회는 이사국 중에서 4명의 부의장을 선출하고 의사규칙을 정한다. 의장 및 4명의 부의장은 연합의 5개 지역 각 그룹의 이사국들로 한다.

2.	관리이사회는 의사규칙에 명시된 관련 절차에 따라 매년 2회 또는 예외적인 경우 추가적으로 연합 본부에서 회합한다.

3.	관리이사회 의장 및 부의장과 위원회 의장, 공동의장 및 부의장은 관리위원회를 구성한다. 이 위원회는 관리이사회의 매 회기의 업무를 준비하고 지휘한다. 이 위원회는 관리이사회를 대표하여 연합의 업무에 대하여 국제사무국이 작성한 연간 보고서를 승인하고 관리이사회가 해당 위원회에 위임하기로 결정한 그 밖의 모든 과제 또는 전략기획 이행 과정에서 발생한 필요사항을 담당한다.

4.	의제가 우편운영이사회에 관련된 관심사항을 포함하고 있는 경우 우편운영이사회의 의장은 관리이사회 회의에서 우편운영이사회를 대표한다.

5.	의제가 자문위원회에 관련된 관심사항을 포함하고 있는 경우 자문위원회 의장은 관리이사회 회의에서 자문위원회를 대표한다.

제7조

(제109조 개정)

옵서버

1.	옵서버

1.1	두 기관 업무의 효율적인 연락관계를 보장하기 위하여 우편운영이사회는 관리이사회의 회의에 옵서버로 참석할 대표를 지정할 수 있다.

1.2	관리이사회의 회원이 아닌 연합의 회원국과 제105조에 언급된 옵서버 및 임시 옵서버는 관리이사회의 본회의 및 위원회 회의에 투표권 없이 참가할 수 있다.

2.	원칙

2.1	타당한 이유가 있을 경우 관리이사회는 참여하는 옵서버 및 임시 옵서버별 참석자 수를 제한할 수 있다. 또한 토론 시 발언권을 제한할 수 있다.

2.2	옵서버 및 임시 옵서버는 그들의 요청에 따라 이사회가 업무의 효율성 및 효과성을 보장하기 위하여 정하는 조건에 따를 것을 전제로 수행된 연구에 협력하도록 허용될 수 있다. 그들은 또한 그들의 경험이나 전문적 지식이 합당한 경우 상설그룹 및 전담팀의 의장으로 초청될 수 있다. 옵서버 및 임시 옵서버의 참가는 연합의 추가적인 경비 없이 수행된다.

2.3	예외적인 경우 자문위원회의 회원 및 임시 옵서버는 회의 또는 회의의 일부분에서 제외되거나 회의나 문서의 주제상 기밀유지가 요구되는 경우 문서를 받을 권리가 제한될 수 있다. 이러한 제한은 해당 기관 또는 그 의장이 사안별로 결정할 수 있다. 사안별 상황은 관리이사회에 보고되고, 우편운영이사회의 관심 사항이 관련된 경우 우편운영이사회에 보고된다. 필요하다고 간주되는 경우 관리이사회는 적합한 우편운영이사회와 협의하여 제한을 재검토할 수 있다.

제8조

(제110조 개정)

여행경비의 보상

1.	관리이사회의 회의에 참석하는 각 이사국 대표의 여행경비는 그 회원국이 부담한다. 다만, 총회 중 개최되는 회의를 제외하고 관리이사회 및 국제연합이 각각 작성한 목록에 따라 개발도상국 또는 최저개발국으로 분류된 각 이사국 대표 1인은 2등 왕복 항공여비나 1등 왕복 철도여비 또는 비용 총액이 2등 왕복 항공여비를 초과하지 않는 조건으로 그 밖의 다른 교통수단에 의한 여비를 보상받을 권리가 있다. 총회 및 이사회 회기 외에 회합을 할 때 위원회 또는 그 밖의 기관의 각 회원에게도 동일한 자격을 부여한다.

제9조

(제112조 개정)

우편운영이사회의 구성 및 기능

1.	우편운영이사회는 총회와 총회 사이 기간에 기능을 수행할 48개 이사국으로 구성한다.

2.	우편운영이사회의 이사국은 적합한 지리적 배분에 기초하여 총회가 선출한다. 총회마다 각 지역 그룹의 최소한 3분의 1의 이사국이 교체된다.

3.	우편운영이사회의 각 이사국은 자국의 대표 또는 대표들을 임명한다. 우편운영이사회의 회원은 이사회 업무에 활발히 참여한다.

4.	우편운영이사회의 운영경비는 연합이 부담한다. 그 이사국은 어떤 보수도 받지 않는다.

5.	우편운영이사회는 총회에서 채택된 연합의 전략 및 사업계획을 충분히 고려하여 우편운영이사회 구조 내에 수립할 상설그룹 및 전담팀, 이용자 재정부담 보조기관, 또는 기타 조직을 정의, 공식화 및/또는 설치한다.

제10조

(제113조 개정)

우편운영이사회 기능

1.	우편운영이사회는 다음의 기능을 보유한다.

1.1	국제우편업무의 발전 및 개선을 위한 실질적 조치를 조정한다.

1.2	관리이사회의 권한의 틀 내에서 동 이사회의 승인을 조건으로 국제우편업무의 품질을 유지․향상시키고 현대화하는 데 필요하다고 간주되는 모든 조치를 한다.

1.3	관리이사회의 기능을 수행하기 위하여 회원국과 그 지정우편사업자와 함께 정하는 연락에 관한 결정을 한다.

1.4	다른 회원국 및 그 지정우편사업자와 이해관계가 있는 기술ㆍ운영ㆍ경제 및 직업훈련 분야에 있어, 특정 회원국과 그 지정우편사업자가 이룩한 경험과 성과를 연구하고 홍보하는 데 필요한 조치를 한다.

1.5	연합의 전 회원국과 그 지정우편사업자 그리고 특히 신생국가와 개발도상국가 및 그 지정우편사업자와의 기술협력 분야에 있어서 관리이사회와 협의하여 적절한 조치를 한다.

1.6	우편운영이사회의 이사국이나 관리이사회 또는 연합의 회원국이나 지정우편사업자가 제출한 그 밖의 모든 문제를 검토한다.

1.7	자문위원회로부터 보고서와 권고사항을 받아 토의하고, 우편운영이사회에 관련된 중요한 사항일 경우 총회에 제출될 자문위원회의 권고사항을 검토하고 의견을 제시한다.

1.8	자문위원회의 회원 역할을 수행할 우편운영이사회 이사국을 지정한다.

1.9	주요한 재정적 영향을 가진 문제(요금, 배달국가취급비, 중계료, 항공운송요율, 소포우편요율 및 통상우편물의 외국에서의 발송)를 포함하여 모든 회원국과 그 지정우편사업자가 관심을 가지는 가장 중요한 운영․상업․기술․경제 및 기술협력 문제에 대한 연구를 수행하고, 이 문제에 관한 조치를 위한 정보, 의견 및 권고를 마련한다.

1.10	총회에 제출하는 연합 전략 초안 및 4개년 사업계획서 초안 개발을 위하여 관리이사회에 정보를 제공한다.

1.11	신생국가와 개발도상국가 뿐만 아니라 회원국 및 그 지정우편사업자가 관심을 가지는 교육 및 직업훈련 사안을 연구한다.

1.12	신생국가와 개발도상국가에서의 우편업무 현황과 수요를 연구하여 이들의 우편업무를 개선할 수 있는 방법과 수단에 관하여 적절한 권고를 마련한다.

1.13	총회가 달리 결정하지 않는 한, 총회 종료 후 6개월 이내에 연합의 우편규칙을 개정한다. 또한 우편운영이사회는 긴급을 요하는 경우 다른 회기에서도 상기 우편규칙을 개정할 수 있다. 우편운영이사회는 상기 두 경우 모두에서 근본적인 정책 및 원칙의 문제에 관해서 관리이사회의 지침을 따라야 한다.

1.14	제140조에 따라 총회 또는 회원국 어느 하나의 승인을 얻기 위하여 제출할 제안을 작성한다. 이러한 제안이 관리이사회의 권한 내의 문제에 관계되는 경우 관리이사회의 승인이 필요하다.

1.15	제139조에 따라 회원국이 국제사무국에 제출한 모든 제안을 그 회원국의 요청에 의하여 심사하고, 이에 대한 의견을 준비하며, 국제사무국에 승인을 받기 위하여 회원국에 제안서를 보내기에 앞서 그에 대한 의견서를 첨부하도록 지시한다.

1.16	필요하다면, 그리고 관리이사회의 승인을 받고 모든 회원국과 협의한 후 적절한 경우, 총회가 이에 관한 결정을 내릴 때까지 규정 또는 새로운 절차의 채택을 권고한다.

1.17	시행의 통일성이 필수적인 경우 그 권한 범위에서 기술, 운영 및 그 밖의 절차에 대한 기준을 회원국과 그 지정우편사업자에 대한 권고형태로(또는 연합의 조약에서 명시한 경우 구속력 있는 규정으로서) 작성하여 발표한다. 필요하면 이미 설정한 기준에 대하여 이와 같은 방법으로 개정을 발표한다.

1.18	이용자 재정부담 보조기관의 조직을 위한 틀을 만들고, 이러한 기관의 조직을 제152조의 규정에 부합하도록 한다.

1.19	연 단위로 이용자 재정부담 보조기관의 보고서를 받아 논의한다.

1.20	우편운영이사회 의사규칙 및 해당 규칙의 개정사항을 승인한다.

제11조

(제114조 개정)

우편운영이사회의 회기의 구성

1.	총회의 의장이 소집하여 개최하는 최초의 회의에서 우편운영이사회는 이사국 중에서 1명의 의장, 4명의 부의장 및 위원회 의장/부의장/공동의장을 선출하고 의사규칙을 정한다. 의장 및 4명의 부의장은 연합의 5개 지역 각 그룹의 이사국들로 한다.

2.	우편운영이사회는 의사규칙에 명시된 관련 절차에 따라 매년 2회 또는 예외적인 경우 추가적으로 연합 본부에서 회합한다.

3.	우편운영이사회의 의장 및 부의장과 위원회 의장, 공동의장 및 부의장은 관리위원회를 구성한다. 이 위원회는 우편운영이사회의 매 회의의 업무를 준비ㆍ지휘하고 우편운영이사회가 관리위원회에 위임하기로 결정한 모든 임무 또는 전략기획 과정에서 발생한 필요사항을 담당한다.

4.	총회에서 채택된 연합의 전략, 특히 연합 상설기관의 전략과 관련된 분야의 전략에 기초하여, 우편운영이사회는 총회 후 회기에서 전략 이행을 위한 다수의 전술을 담고 있는 기본업무계획을 작성한다. 공동의 이해에 관한 시사성 있는 주제를 담고 있는 일정 수의 과제를 포함한 이 기본업무계획은 새로운 현실과 우선순위에 비추어 매년 개정된다.

5.	의제가 자문위원회에 관련된 관심사항을 포함하고 있는 경우 자문위원회 의장은 우편운영이사회 회의에서 자문위원회를 대표한다.

제12조

(제115조 개정)

옵서버

1.	옵서버

1.1	두 기관 업무의 효율적인 연락관계를 보장하기 위하여 관리이사회는 우편운영이사회 회의에 옵서버로 참석할 대표를 지정할 수 있다.

1.2	우편운영이사회의 회원이 아닌 연합의 회원국과 제105조에 언급된 옵서버 및 임시 옵서버는 우편운영이사회의 본회의 및 위원회 회의에 투표권 없이 참석할 수 있다.

2.	원칙

2.1	타당한 이유가 있을 경우 우편운영이사회는 참석하는 옵서버 및 임시 옵서버 참석자 수를 제한할 수 있다. 또한 토론 시 발언권을 제한할 수 있다.

2.2	옵서버 및 임시 옵서버는 그들의 요청에 따라 이사회가 업무의 효율성 및 효과성을 보장하기 위하여 정하는 조건에 따를 것을 전제로 수행된 연구에 협력하도록 허용될 수 있다. 그들은 또한 그들의 경험이나 전문적 지식이 합당한 경우 상설그룹 및 전담팀의 의장으로 초청될 수 있다. 옵서버 및 임시 옵서버의 참가는 연합의 추가적인 경비 없이 수행된다.

2.3	예외적인 경우 자문위원회의 회원 및 임시 옵서버는 회의 또는 회의의 일부분에서 제외되거나 회의나 문서의 주제상 기밀유지가 요구되는 경우 문서를 받을 권리가 제한될 수 있다. 이러한 제한은 해당 기관 또는 그 의장이 사안별로 결정할 수 있다. 사안별 상황은 관리이사회에 보고되고, 우편운영이사회의 관심 사항이 관련된 경우 우편운영이사회에 보고된다. 필요하다고 간주되는 경우 관리이사회는 적절한 경우 우편운영이사회와 협의하여 제한을 재검토할 수 있다.

제13조

(제116조 개정)

여행경비의 보상

1.	우편운영이사회에 참가하는 이사국 대표의 여비와 체재비는 그 이사국이 부담한다. 다만, 총회 중 개최되는 회의를 제외하고 국제연합이 작성한 목록에 따라 최저개발국으로 간주되는 각 회원국 대표 1인은 2등 왕복 항공여비나 1등 왕복 철도여비 또는 비용총액이 2등 왕복 항공여비를 초과하지 않는 조건으로 그 밖의 다른 교통수단에 의한 여비를 보상받을 권리가 있다.

제14조

(제117조의2 추가)

연합 영구기구 조정위원회

1.	관리이사회 의장, 우편운영이사회 의장, 국제사무국 사무총장은 연합 영구기구 조정위원회를 구성한다.

2.	연합 영구기구 조정위원회는 아래의 속성 및 기능을 갖는다.

2.1	연합의 영구기구들의 활동 조정을 지원한다.

2.2	필요 시 연합 및 우편서비스 관련 주요 사안 논의를 위해 회합하고 해당 사안에 대한 평가를 영구기구에 제공한다.

2.3	연합 활동에 관한 모든 결정이 연합 조약에 명시된 대로 각 책임에 따라 적합한 기구에 의해 내려질 수 있도록 전략 계획 절차가 적절히 적용되도록 한다.

3.	관리이사회 의장의 소집에 따라 연합 영구기구 조정위원회는 연 2회 연합 본부에서 회합한다. 회합 일자 및 장소는 관리이사회 의장이 우편운영이사회 의장 및 국제사무국 사무총장과 합의하여 결정한다.

제15조

(제123조 개정)

관리이사회, 우편운영이사회, 총회에서 자문위원회의 대표

1.	연합 기관과의 효율적인 연락관계를 보장하기 위하여 자문위원회는 총회, 관리이사회, 우편운영이사회 및 각 위원회 회의에 투표권 없이 옵서버로서 참석할 대표를 지정할 수 있다.

2.	자문위원회 회원은 제105조에 따라 관리이사회와 우편운영이사회의 본회의와 위원회 회의에 참석하도록 요청받는다. 또한 그들은 제109조제2.2항 및 제115조제2.2항에 정해진 조건에 따라 상설그룹과 전담팀의 활동에도 참여할 수 있다.

3.	관리이사회의 의장과 우편운영이사회의 의장은 자문위원회 회의의 의제가 각 기관에 관련된 관심사항을 포함하고 있는 경우 자문위원회 회의에서 각자의 기관을 대표한다.

제16조

(제127조 개정)

사무총장의 직무

0의2.사무총장은 연합의 법적 대표자이다.

1.	사무총장은 국제사무국을 조직, 관리 및 지휘한다.

2.	직위분류, 임명 및 승진과 관련하여,

2.1	사무총장은 G 1급부터 D 2급까지의 직위를 분류하고 그 직급에 직원을 임명하고 승진시키는 권한을 부여받는다.

2.2	P 1급부터 D 2급까지의 직원을 임명할 때, 사무총장은 지역과 언어에 관한 공평한 지리적 배분을 참작하여, 회원국이 추천한 자국민 또는 해당 회원국에서 직업 활동을 수행하는 후보자의 전문적인 자질을 고려한다. D 2급 직위는 국제사무국의 효율성을 최우선으로 고려하고 가능한 한 서로 다른 지역 출신으로 사무총장과 사무차장의 출신지역 이외 지역의 후보로 충원한다. 특별한 자격을 요하는 직위의 경우에 사무총장은 외부로부터 신청을 받을 수 있다.

2.3	그는 또한 새로운 직원의 임명을 위해서는 D 2급, D 1급 및 P 5급 직원은 원칙적으로 연합의 각기 다른 회원국의 국민이어야 한다는 것을 고려한다.

2.4	그는 국제사무국 직원의 D 2급, D 1급 및 P 5급으로 승진에 대해서는 제2.3항과 같은 원칙을 적용하여야 하는 것은 아니다.

2.5	공평한 지리적 배분 및 언어 배분 요건은 채용과정에서 후순위로 한다.

2.6	사무총장은 매년 1회 P 4급부터 D 2급의 임명이나 승진을 관리이사회에 통보한다.

3.	또한 사무총장은 다음의 직무를 수행한다.

3.1	연합 조약의 기탁처 및 연합의 당연가입 및 승인가입과 탈퇴 절차상의 중계자의 역할을 수행한다.

3.2	총회가 채택한 결정을 모든 회원국 정부에 통보한다.

3.3	우편운영이사회가 제정 또는 개정한 규칙을 모든 회원국과 그 지정사업자에 통보한다.

3.4	연합의 요건에 부합하는 가능한 최저수준으로 연합의 연간 예산안을 편성하고 그 심의를 위하여 적당한 시기에 관리이사회에 제출한다. 관리이사회의 승인을 얻은 후 연합 회원국에 예산을 통보하고 이를 집행한다.

3.5	연합의 기관이 요청한 특정 활동 및 조약에 의하여 그에게 부여된 활동을 수행한다.

3.6	확정된 정책 및 이용가능한 자금의 범위 안에서 연합의 기관이 정한 목표달성을 위하여 활동한다.

3.7	관리이사회 또는 우편운영이사회에 건의 및 제안을 제출한다.

3.8	총회 폐회 후 우편운영이사회의 의사규칙에 따라 총회 결정의 결과로 요구된 규정 변경에 관한 제안을 우편운영이사회에 제출한다.

3.9	관리이사회를 위하여 그리고 이사회의 지침에 근거하여 총회에 제출할 연합 전략 초안 및 4개년 만국우편연합 사업계획서 초안을 작성한다.

3.10	전차 총회가 승인한 연합의 전략에 대한 회원국의 이행에 대하여 다음 총회에 제출하는 4년 주기 보고서를 관리이사회의 승인을 위하여 작성한다.

3.11	(삭제함.)

3.12	다음의 관계에서 중개자의 역할을 수행한다.

3.12.1	만국우편연합과 지역우편연합

3.12.2	만국우편연합과 국제연합

3.12.3	만국우편연합과 그 활동이 연합과 이해관계가 있는 국제기구

3.12.4	만국우편연합과 동 연합의 기관이 그 업무를 협의하거나 제휴하기를 원하는 국제기구, 협회 또는 기업

3.13	연합 기관의 사무국장의 임무를 맡으며, 이 자격으로 이 총칙의 특별규정을 고려하여 특히 다음 사항을 감독한다.

3.13.1	연합 기관 업무의 준비와 조직

3.13.2	문서, 보고서 및 회의록의 준비, 발간 및 배부

3.13.3	연합 기관의 회의에서 사무국의 기능

3.14	연합 기관의 회의에 참석하고 투표권 없이 토론에 참가할 수 있으며 대리인을 참석하게 할 수도 있다.

제17조

(제130조 개정)

연합 기관의 문서 준비 및 배포

1.	국제사무국은 발행되는 모든 문서를 관리이사회 및 우편운영이사회 의사규칙에 따라 제155조에 명시된 언어들로 연합 웹사이트에서 조회가 가능하도록 한다. 국제사무국은 또한 연합 웹사이트에 효과적인 알림 기능을 통하여 새로운 전자문서가 게시되었음을 특히 회원국 대표에게 알린다.

2.	또한 국제사무국은 개별 회원국의 요청이 있을 시에만 국제사무국 회람, 관리이사회 및 우편운영이사회 회의록 등 연합 발간 문서를 실물로 배포한다.

제18조

(제138조 개정)

제안의 총회 제출 절차

1.	제2항 및 제5항에 규정된 예외를 따르는 것을 조건으로 회원국이 모든 종류의 제안을 총회에 제출하는 데에는 다음 절차가 적용 된다.

1.1	제안이 접수되기 위해서는 적어도 총회 확정일 6개월 전에 국제사무국에 도착되어야 한다.

1.2	총회 확정일 전 6개월의 기간 중에는 제안 초안은 접수하지 않는다.

1.3	총회 확정일 전 6개월과 4개월 사이에 국제사무국에 도착하는 본질적인 사안에 대한 제안은 적어도 2개 회원국이 이를 지지하지 않는 한 접수하지 않는다.

1.4	총회 확정일 전 4개월과 2개월 사이에 국제사무국에 도착하는 본질적인 사안에 대한 제안은 적어도 8개 회원국이 이를 지지하지 않는 한 접수하지 않는다. 그보다 늦게 도착하는 제안은 더 이상 접수하지 않는다.

1.5	지지선언은 선언이 언급한 제안과 동일한 기간 내에 국제사무국에 도착해야 한다.

2.	헌장 또는 총칙에 관한 제안은 늦어도 총회 개최 6개월 전에 국제사무국에 도착하여야 한다. 이후부터 총회 개최 전까지 접수된 제안은 총회에 참석한 회원국 3분의 2 이상의 지지와 제1항에 규정된 조건에 충족되는 경우에 한하여 제안으로 심의된다.

3.	원칙적으로 모든 제안은 단 하나의 목적만을 지니며 그 목적에 의하여 정당화될 수 있는 개정사항만을 포함한다. 마찬가지로 연합에 대하여 상당한 비용을 발생하게 하는 각 제안은 해당 제안을 제출하는 회원국이 국제사무국과 협의하여 마련한 재정적 영향에 관한 내용을 첨부하여 해당 제안의 이행을 위하여 필요한 재원이 정해질 수 있도록 한다.

4.	제안 초안은 이를 제출하는 회원국이 “제안 초안”이라는 제목을 붙이며, “R”자가 붙은 번호에 따라 국제사무국이 발간한다. 이러한 표시가 되어있지 않으나 국제사무국의 의견상 편집에만 관계되는 제안이면 이에 적절한 주석을 붙여 발간한다. 국제사무국은 총회에 대비하여 이러한 제안목록을 작성한다.

5.	제1항과 제4항에 규정된 절차는 총회 의사규칙에 관한 제안과 관리이사회 또는 우편운영이사회에서 제출한 제안에는 적용하지 않는다.

제19조

(제144조 개정)

총회와 총회 사이 기간에 채택된 규칙과 그 밖의 결정의 발효

1.	규칙은 총회가 정하는 조약과 동일한 일자에 발효되고 동일한 기간 동안 효력을 가진다.

2.	제1항의 규정에 따르는 것을 조건으로, 총회와 총회 사이 기간에 채택된 연합 조약의 개정에 관한 결정은 그 통보 후 적어도 3개월 후가 아니면 효력을 갖지 않는다. 다만, 이러한 기한 요건은 신규 규칙 제정 후 채택되었지만 제1항에 명시된 바에 따라 아직 발효 전인 개정에는 적용되지 않는다.

제20조

(제146조 개정)

회원 분담금 규정

1.	연합을 탈퇴하는 국가뿐만 아니라 연합에 가입 또는 연합 회원의 지위가 수락된 국가는 그들의 가입이나 탈퇴 효력이 발생하는 연도의 전체 연도분에 대한 분담금을 지불한다.

2.	회원국은 관리이사회에서 정한 예산을 기초로 연합의 연간경비에 대한 자국의 분담금을 미리 지불한다. 이러한 분담금은 해당 예산 회계 연도 개시일 보다 늦지 않게 지불한다. 이 일자를 경과하면 4번째 달부터 연 5퍼센트의 이자가 더해진 금액을 연합에 납부한다.

3.	이자를 제외하고 회원국이 연합에 납부하는 의무분담금 연체금액이 해당 회원국의 이전 2년의 회계 연도 분담금액과 같거나 초과하는 경우, 그 회원국은 관리이사회가 정한 방식에 따라서 다른 회원국에 대한 해당 회원국의 채권의 일부 또는 전부를 연합에 변경할 수 없게 위임할 수 있다. 이 채권의 위임 조건은 회원국, 회원국의 채권자/채무자 및 연합이 합의하여 정한다.

4.	법적인 또는 다른 이유로 그러한 위임을 할 수 없는 회원국은 연체금 상환일정을 결정한다.

5.	예외적인 상황을 제외하고는 연합에 납부하는 의무분담금 연체금 상환은 10년 이상 연장할 수 없다.

6.	예외적인 상황에서 관리이사회는 회원국이 연체채무 원금 총액을 지불하는 경우 이자의 전부 또는 일부를 면제할 수 있다.

7.	회원국은 또한 연체계정에 대하여 관리이사회가 승인한 감채 상환계획의 범위 안에서 연체 또는 가산되는 이자의 전부 또는 일부를 면제받을 수 있다. 그러나 그러한 면제는 최장 10년의 합의된 기간 내에 감채상환계획의 완전하고 정확한 이행을 조건으로 한다.

8.	제3항에서 제7항까지의 규정은 국제사무국이 언어그룹에 속한 회원국에 부과하는 번역비용에 유추하여 적용한다.

9.	국제사무국은 납부 기일 최소 3개월 전에 회원국들에 청구서를 송부한다. 관련 회원국이 제공한 정확한 주소로 원본 청구서를 송부해야 한다. 전자 사본은 사전통보 또는 알림 형식으로 이메일을 통해 송부한다.

10.	또한 국제사무국은 특정 내역에 대한 연체액 이자를 징수할 때마다 해당 회원국에 정확한 정보를 제공하여 회원국들이 해당 이자에 상응하는 청구 내역을 쉽게 확인할 수 있도록 해야 한다.

제21조

(제150조 개정)

회원 분담등급

1.	회원국은 그 국가가 속하는 분담등급에 따라 연합 경비의 지불에 기여한다. 이 등급은 아래와 같다.

-	50단위 등급

-	47단위 등급

-	45단위 등급

-	43단위 등급

-	40단위 등급

-	37단위 등급

-	35단위 등급

-	33단위 등급

-	30단위 등급

-	27단위 등급

-	25단위 등급

-	23단위 등급

-	20단위 등급

-	17단위 등급

-	15단위 등급

-	13단위 등급

-	10단위 등급

-	7단위 등급

-	5단위 등급

-	3단위 등급

-	1단위 등급

-	0.5단위 등급, 국제연합이 열거하는 최저개발국과 관리이사회가 지정한 그 밖의 국가를 위하여 정해진 등급

-	0.1단위 등급, 인구 200,000명 이하이며 국제연합이 군소개발도서국으로 인정한 국가를 위하여 정해진 등급(국제연합의 관련 부서에서 발간한 최신 통계 정보에 따름)

2.	제1항에 열거된 분담등급에도 불구하고 총회와 총회 사이를 최단기로 하는 기간 동안 어느 회원국이나 자국이 속한 분담등급에 상응하는 것보다 높은 단위를 부담하는 것을 선택할 수 있다. 변경 선언은 가장 최근에 개최되는 총회에서 이루어진다. 총회와 총회 사이 마지막 시점에서 회원국이 더 높은 단위 분담을 유지하기로 결정하지 않는 한 자동적으로 원래의 분담등급으로 돌아간다. 추가의 분담금 지불로 이에 따른 비용을 인상한다.

3.	회원국은 헌장 제21조제4항에 규정된 절차에 따라 연합에의 승인가입 또는 당연가입과 동시에 상기 분담등급 중 하나에 속한다.

4.	회원국은 적어도 총회 개최 2개월 전까지 국제사무국에 변경을 요청하는 조건으로 이후에 더 낮은 분담등급을 정할 수 있다. 총회는 이러한 분담등급 변경 요청에 대한 구속력이 없는 의견을 낸다. 회원국은 총회 의견을 따를 것인지를 자유롭게 결정한다. 회원국의 최종 결정은 총회 종료 전 국제사무국에 전달된다. 이러한 변경요청은 총회가 작성하는 재정규정의 발효일에 효력을 발생한다. 요구된 기한 내에 분담등급 변경의사를 통보하지 않은 회원국은 당시 속해 있는 등급을 유지한다.

5.	회원국은 한 번에 한 등급을 초과하여 인하하는 것을 주장할 수 없다.

6.	그럼에도 불구하고, 국제적인 원조 프로그램을 요하는 천재지변과 같은 예외적인 경우, 관리이사회는 회원국의 요청이 있을 때, 그 회원국이 원래 선택한 분담등급을 더 이상 유지할 수 없음을 입증하는 경우, 총회와 총회 사이 1회에 한하여 일시적으로 분담등급 인하를 허용할 수 있다. 또한 동일한 상황에서 관리이사회는 1단위 등급에 속하는 최저개발국이 아닌 국가가 일시적으로 0.5단위 등급으로 인하하는 것은 허용할 수 있다.

7.	관리이사회는 제6항의 적용에 따른 일시적인 분담등급 인하를 최고 2년 동안 또는 차기 총회까지 중 더 이른 때까지 허용할 수 있다. 정해진 기간이 만료되면 해당 국가는 자동적으로 종전의 분담등급으로 복귀한다.

8.	제4항 및 제5항의 규정에도 불구하고 상위등급으로의 변경은 어떠한 제한도 받지 않는다.

제22조

(제152조 개정)

이용자 재정부담 보조기관의 조직

1.	관리이사회의 승인을 조건으로, 우편운영이사회는 헌장 제18조에 따른 권한 범위 내에 해당하는 운영, 상업, 기술, 경제 활동을 하기 위하여 자발적으로 재정을 부담하는 다수의 이용자 재정부담 보조기관을 둘 수 있으며, 이는 정규예산으로부터 지원받지 않을 수 있다.

2.	우편운영이사회 산하 기관 신설 시, 우편운영이사회는 정부간 기구로서의 만국우편연합의 기본 규정과 원칙을 심사숙고하여 기관 의사규칙의 기본 구조를 결정하고, 승인을 위하여 관리이사회에 제출한다. 기본 구조는 다음의 요소를 포함한다.

2.1	권한

2.2	참가하는 회원의 범주를 포함한 구성원

2.3	내부 구조 및 다른 연합 기관과의 관계를 포함하는 의사결정 규칙

2.4	투표 및 선출 원칙

2.5	자금조달(가입비, 사용료 등)

2.6	사무국의 구성 및 관리 구조

3.	각각의 이용자 재정부담 보조기관은 우편운영이사회가 결정하고 관리이사회가 승인한 기본 구조 내에서 자율적으로 자신의 활동을 하며, 활동에 대한 연간 보고서를 준비하여 우편운영이사회의 검토를 받는다.

4.	관리이사회는 이용자 재정부담 보조기관이 정규예산에 기여하여야 하는 지원비용과 관련된 규정을 수립하고 이를 만국우편연합 재무 규정에 게재한다.

5.	국제사무국의 사무총장은 이용자 재정부담 보조기관을 위하여 채용된 직원에 적용되는 관련 직원 복무규정에 따라 이 보조기관의 사무국을 운영한다. 보조기관 사무국은 국제사무국의 일부를 구성한다.

6.	이 조에 따라 확립된 이용자 재정부담 보조기관과 관련된 정보는 확정 이후 총회에 보고된다.

제23조

만국우편연합총칙 추가의정서의 발효 및 유효기간

1.	이 추가의정서는 2019년 7월 1일에 효력을 발생하며 무기한의 효력을 갖는다.

이상의 증거로서 회원국 정부의 전권대표는 총칙문에 조항이 삽입되는 것과 같이 동일한 효력과 적법성을 갖는 이 추가의정서를 작성하였으며, 국제사무국 사무총장에게 기탁되는 이 추가의정서의 단일정본에 서명하였다. 추가의정서의 사본은 만국우편연합 국제사무국이 각 당사국에 전달한다.

2018년 9월 7일

아디스아바바에서 작성함.

Second Additional Protocol to the General Regulations of the Universal Postal Union

Table of contents

Article

I.	(Art. 103 amended) Functions of Congress

II.	(Art. 104 amended) Rules of Procedure of Congresses

III.	(Art. 105 amended) Observers to the Union’s bodies

IV.	(Art. 106 amended) Composition and functioning of the CA

V.	(Art. 107 amended) Functions of the CA

VI.	(Art. 108 amended) Organization of CA sessions

VII.	(Art. 109 amended) Observers

VIII.	(Art. 110 amended) Reimbursement of travel expenses

IX.	(Art. 112 amended) Composition and functioning of the POC

X.	(Art. 113 amended) Functions of the POC

XI.	(Art. 114 amended) Organization of POC sessions

XII.	(Art. 115 amended) Observers

XIII.	(Art. 116 amended) Reimbursement of travel expenses

XIV.	(Art. 117bis added) Coordination Committee for the Permanent Bodies of the Union

XV.	(Art. 123 amended) Representatives of the Consultative Committee at the Council of Administration, the Postal Operations Council and Congress

XVI.	(Art. 127 amended) Duties of the Director General

XVII.	(Art. 130 amended) Preparation and distribution of documents of the Union bodies

XVIII.	(Art. 138 amended) Procedure for submitting proposals to Congress

XIX.	(Art. 144 amended) Entry into force of the Regulations and of the other decisions adopted between Congresses

XX.	(Art. 146 amended) Regulation of member countries’ contributions

XXI.	(Art. 150 amended) Contribution classes

XXII.	(Art. 152 amended) Organization of user-funded subsidiary bodies

XXIII.	Entry into force and duration of the Additional Protocol to the General Regulations of the Universal Postal Union

Second Additional Protocol to the General Regulations of the Universal Postal Union

The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, having met in Extraordinary Congress at Addis Ababa, in view of article 22.2 of the Constitution concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent and subject to article 25.4 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.

Article I

(Art. 103 amended)

Functions of Congress

1	On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:

1.1	determine the general principles for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;

1.2	consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;

1.3	set the date for the entry into force of the Acts;

1.4	adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;

1.5	consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;

1.6	adopt the Union's strategy;

1.6bis	approve the draft quadrennial UPU business plan;

1.7	fix the maximum amount of the Union's expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;

1.8	elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council, in accordance with, inter alia, the electoral procedures laid down in the Congress resolutions pertaining to this matter;

1.9	elect the Director General and Deputy Director General;

1.10	set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.

2	Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.

Article II

(Art. 104 amended)

Rules of Procedure of Congresses

1	For the organization of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply its Rules of Procedure.

2	Each Congress may amend its Rules of Procedure under the conditions laid down in those Rules of Procedure.

3	Paragraphs 1 and 2 shall also be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.

Article III

(Art. 105 amended)

Observers to the Union’s bodies

1	The following entities shall be invited to participate in the plenary sessions and committee meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council as observers:

1.1	the United Nations;

1.2	Restricted Unions;

1.3	members of the Consultative Committee;

1.4	entities authorized to attend Union meetings as observers by virtue of a resolution or decision of Congress.

2	The following entities, if duly designated by the Council of Administration in accordance with article 107.1.12 shall be invited to attend specific meetings of Congress as ad hoc observers:

2.1	specialized agencies of the United Nations and other intergovernmental organizations;

2.2	any international body, any association or enterprise, or any qualified person.

3	In addition to the observers defined in paragraph 1 of this article, the Council of Administration and the Postal Operations Council may designate ad hoc observers to attend their meetings in accordance with their Rules of Procedure, when this is in the interests of the Union and its bodies.

Article IV

(Art. 106 amended)

Composition and functioning of the CA

The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.

2	The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the members belonging to the geographical group of the host member country.

3	The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses.

4	Each member of the Council of Administration shall appoint its representative(s). The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.

5	The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.

6	The CA shall define, formalize and/or set up the standing groups and task forces or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.

Article V

(Art. 107 amended)

Functions of the CA

1	The Council of Administration shall have the following functions:

1.1	Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.

1.2	Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.

1.3	Examines the draft quadrennial UPU business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual UPU Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.

1.4	Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the UPU Business Plan, as described in article 107.1.3.

1.5	Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 145.3 to 5.

1.6	Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 150.6.

1.7	Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.

1.8	Creates or abolishes International Bureau posts financed by the regular budget, taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.

1.9	Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.

1.10	After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1 and 105.2.1.

1.11	Considers the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.

1.12	Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.

1.13	Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.

1.14	Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.

1.15	Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:

1.15.1	to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and

1.15.2	to sit on the Restricted Committees of the Congress.

1.16	Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.

1.17	Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

1.18	Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.

1.19	Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140.

1.20	Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.

1.21	Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.

1.22	Receives and discusses reports and recommendations from the Consultative Committee and considers recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.

1.23	Provides control over the activities of the International Bureau.

1.24	Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.

1.25	Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.

1.26	Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

1.27	Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.

1.28	Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.

1.29	Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 122.

1.30	Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and approves or rejects applications for membership in accordance with those criteria, ensuring that action on the applications is accomplished through an expedited process between meetings of the Council of Administration.

1.31	Lays down the Financial Regulations of the Union.

1.32	Lays down the rules governing the Reserve Fund.

1.33	Lays down the rules governing the Special Fund.

1.34	Lays down the rules governing the Special Activities Fund.

1.35	Lays down the rules governing the Voluntary Fund.

1.36	Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.

1.37	Lays down the Regulations of the Social Fund.

1.38	Exercises, within the context of article 152, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.

1.39	Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

Article VI

(Art. 108 amended)

Organization of CA sessions

1	At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure. The Chairman and four Vice-Chairmen shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

2	The Council of Administration shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

3	The Chairman and Vice-Chairmen, and the Committee Chairmen, Co-Chairmen and Vice-Chairmen, of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4	The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.

5	The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.

Article VII

(Art. 109 amended)

Observers

1	Observers

1.1	To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.

1.2	Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote.

2	Principles

2.1	For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

2.2	Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

2.3	In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article VIII

(Art. 110 amended)

Reimbursement of travel expenses

1	The travel expenses of each representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by his member country. However, one representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established, respectively, by the Council of Administration and the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.

Article IX

(Art. 112 amended)

Composition and functioning of the POC

1	The Postal Operations Council shall consist of forty-eight members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.

2	The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. At least one third of the members of each geographical group shall be renewed at each Congress.

3	Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative(s). The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.

4	The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.

5	The Postal Operations Council shall define, formalize and/or set up the standing groups, task forces, user-funded subsidiary bodies or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.

Article X

(Art. 113 amended)

Functions of the POC

1	The Postal Operations Council shall have the following functions:

1.1	Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.

1.2	Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

1.3	Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.

1.4	Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.

1.5	Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.

1.6	Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.

1.7	Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.

1.8	Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.

1.9	Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.

1.10	Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial business plan to be submitted to Congress.

1.11	Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.

1.12	Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.

1.13	Revises the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.

1.14	Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.

1.15	Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.

1.16	Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

1.17	Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and their designated operators (or as binding provisions if the Acts of the Union so provide), standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.

1.18	Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.

1.19	Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.

1.20	Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

Article XI

(Art. 114 amended)

Organization of POC sessions

1	At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman and four Vice-Chairmen, and the Committee Chairmen/Vice-Chairmen/Co-Chairmen, and draw up its Rules of Procedure. The Chairman and four Vice-Chairmen shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

2	The Postal Operations Council shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

3	The Chairman and Vice-Chairmen, and the Committee Chairmen, Co-Chairmen and Vice-Chairmen, of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4	On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.

5	The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Postal Operations Council when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.

Article XII

(Art. 115 amended)

Observers

1	Observers

1.1	In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.

1.2	Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote.

2	Principles

2.1	For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

2.2	Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

2.3	In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article XIII

(Art. 116 amended)

Reimbursement of travel expenses

1	Travelling and living expenses incurred by representatives of member countries participating in the Postal Operations Council shall be borne by these member countries. However, one representative of each of the member countries considered to be one of the least developed countries according to the list established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.

Article XIV

(Art. 117bis added)

Article 117bis

Coordination Committee for the Permanent Bodies of the Union

1	The Chairman of the CA, the Chairman of the POC and the Director General of the International Bureau shall form the Coordination Committee for the Permanent Bodies of the Union (CCoord).

2	The CCoord shall have the following attributions and functions:

2.1	Contribute to the coordination of the work of the permanent bodies of the Union;

2.2	Meet, when needed, in order to discuss important questions relating to the Union and the postal service and provide the Union’s bodies with an evaluation of such questions;

2.3	Ensure proper implementation of the strategic planning process so that all decisions on the Union’s activities are taken by the appropriate bodies in accordance with the respective responsibilities as specified in the Acts of the Union.

3	On convocation by the Chairman of the CA, the CCoord shall meet twice a year, at Union headquarters. The date and place of the meetings shall be fixed by the Chairman of the CA in agreement with the Chairman of the POC and the Director General of the International Bureau.

Article XV

(Art. 123 amended)

Representatives of the Consultative Committee at the Council of Administration, the Postal Operations Council and Congress

1	In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee may designate representatives to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, and their respective Committees, as observers without the right to vote.

2	Members of the Consultative Committee are invited to plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council in accordance with article 105. They may also participate in the work of standing groups and task forces under terms established in articles 109.2.2 and 115.2.2.

3	The Chairman of the Council of Administration and the Chairman of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.

Article XVI

(Art. 127 amended)

Duties of the Director General

0bis	The Director General shall be the legal representative of the Union.

1	The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau.

2	Regarding the classification of posts, appointments and promotions:

2.1	the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades.

2.2	for appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside;

2.3	he shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;

2.4	for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;

2.5	the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process;

2.6	the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.

3	Furthermore, the Director General shall have the following duties:

3.1	acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;

3.2	notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;

3.3	notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;

3.4	prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;

3.5	executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;

3.6	takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;

3.7	submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;

3.8	following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;

3.9	prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy and draft quadrennial UPU business plan to be submitted to Congress;

3.10	prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;

3.11	(Deleted.)

3.12	acts as an intermediary in relations between:

3.12.1	the UPU and the Restricted Unions;

3.12.2	the UPU and the United Nations;

3.12.3	the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;

3.12.4	the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;

3.13	assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:

3.13.1	the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;

3.13.2	the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;

3.13.3	the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;

3.14	attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.

Article XVII

(Art. 130 amended)

Preparation and distribution of documents of the Union bodies

1	The International Bureau shall prepare and make available through the Union website all the documents published, in the language versions specified in article 155, in accordance with the Rules of Procedure of the Council of Administration and Postal Operations Council. The International Bureau shall also indicate, to the representatives of member countries in particular, new e-document publications on the Union website by means of an efficient web-signalling system.

2	Furthermore, the International Bureau shall physically distribute Union publications, such as International Bureau circulars and CA and POC Summary Records, only at the request of an individual member country.

Article XVIII

(Art. 138 amended)

Procedure for submitting proposals to Congress

1	Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:

1.1	proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;

1.2	no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;

1.3	proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;

1.4	proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;

1.5	declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposals to which they refer.

2	Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.

3	Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.

4	Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.

5	The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall apply neither to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses, nor to proposals submitted by the Council of Administration or the Postal Operations Council.

Article XIX

(Art. 144 amended)

Entry into force of the Regulations and of the other decisions adopted between Congresses

1	The Regulations shall come into force on the same date and shall have the same duration as the Acts laid down by Congress.

2	Subject to the provisions of paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification. However, this time requirement shall not apply to any amendments to the Regulations which are adopted following the drawing up of the new Regulations but still prior to their entry into force as per paragraph 1.

Article XX

(Art. 146 amended)

Regulation of member countries’ contributions

1	Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.

2	Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5% per annum from the fourth month.

3	Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.

4	A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.

5	Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.

6	In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.

7	A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.

8	The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.

9	The International Bureau shall send bills to member countries at least three months before their due date. The original bills shall be sent to the correct address provided by the member country concerned. Electronic copies of the bills shall be sent via e-mail as pre-advice or alerts.

10	Furthermore, the International Bureau shall provide member countries with clear information each time it charges them interest on overdue payment of particular bills, so that member countries can easily verify to which bills the interest corresponds.

Article XXI

(Art. 150 amended)

Contribution classes

1	Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. These classes shall be the following:

–	class of 50 units;

–	class of 47 units;

–	class of 45 units;

–	class of 43 units;

–	class of 40 units;

–	class of 37 units;

–	class of 35 units;

–	class of 33 units;

–	class of 30 units;

–	class of 27 units;

–	class of 25 units;

–	class of 23 units;

–	class of 20 units;

–	class of 17 units;

–	class of 15 units;

–	class of 13 units;

–	class of 10 units;

–	class of 7 units;

–	class of 5 units;

–	class of 3 units;

–	class of 1 unit;

–	class of 0.5 units, reserved for least developed countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration;

–	class of 0.1 units, reserved for countries which are recognized by the United Nations as Small Island Developing States with a population of under 200,000 (as per the latest statistical information published by the relevant office of the United Nations).

2	Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute a higher number of units than that corresponding to the contribution class to which it belongs, for a minimum term equivalent to the period between Congresses. The announcement of a change shall be made at the latest at Congress. At the end of the period between Congresses, the member country shall return automatically to its original number of contribution units unless it decides to maintain its contribution of a higher number of units. The payment of additional contributions will increase the expenditure accordingly.

3	Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union, in accordance with the procedure laid down in article 21.4 of the Constitution.

4	Member countries may subsequently be placed in a lower contribution class, on condition that the request for this change is sent the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Congress shall give a non-binding opinion on these requests for a change in contribution class. The member country shall be free to decide whether to follow the opinion of Congress. The final decision of the member country shall be transmitted to the International Bureau Secretariat before the end of Congress. This change request shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress. Member countries that have not made known their wish to change contribution class within the required time shall remain in the class to which they belonged up to that time.

5	Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time.

6	Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen. In the same circumstances, the Council of Administration may also authorize a temporary reduction for the non-least developed countries already in the class of 1 unit by placing them in the class of 0.5 units.

7	The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class.

8	Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction.

Article XXII

(Art. 152 amended)

Organization of user-funded subsidiary bodies

1	Subject to the approval of the Council of Administration, the POC may establish a number of user-funded subsidiary bodies, funded by voluntary means, in order to organize operational, commercial, technical and economic activities which fall within its competence under article 18 of the Constitution, but which may not be financed by the regular budget.

2	Upon the creation of such a body under the POC, the POC shall decide on the basic framework of the rules of procedure of the body, taking due consideration of the fundamental rules and principles of the UPU as an intergovernmental organization, and shall submit it to the CA for approval. The basic framework shall include the following elements:

2.1	the mandate;

2.2	the constituency, including the categories of members participating;

2.3	decision-making rules, including its internal structure and its relationship with other Union bodies;

2.4	voting and representation principles;

2.5	financing (subscription, usage fees, etc.);

2.6	composition of secretariat and management structure.

3	Each user-funded subsidiary body shall organize its activities in an autonomous manner within the basic framework decided by the POC and approved by the CA, and shall prepare an annual report on its activities for consideration by the POC.

4	The Council of Administration shall establish the rules concerning support costs that user-funded subsidiary bodies should contribute to the regular budget, and shall publish them in the UPU Financial Regulations.

5	The Director General of the International Bureau shall administer the secretariat of the user-funded subsidiary bodies in accordance with the relevant Staff Regulations and Rules, as applicable to the staff recruited for the user-funded subsidiary bodies. The secretariat of the subsidiary bodies shall be an integral part of the International Bureau.

6	Information concerning user-funded subsidiary bodies established in accordance with this article shall be reported to Congress following their establishment.

Article XXIII

Entry into force and duration of the Additional Protocol to the General Regulations of the Universal Postal Union

1	This Additional Protocol shall come into force on 1 July 2019 and shall remain in force for an indefinite period.

In witness whereof the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.

Done at Addis Ababa, 7 September 2018