아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 사무국에 관한 규정

아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 회원국들은(이하 각각 “CICA”와 “회원국”이라 한다),

CICA 사무국(이하 “사무국”이라 한다)의 설립에 대한 2002년 6월 4일 알마티 의정서 조항의 이행과 사무국의 기능ㆍ조직 및 재정 원칙을 정하는 것을 목적으로,

다음과 같이 합의하였다.

제1조 일반 규정

1.	사무국을 이에 설립한다. 사무국은 상설 기구이며, 2002년 6월 4일 알마티 의정서에 명시된 원칙과 목적, 2004년 10월 22일 CICA 의사규칙의 조항, 이 규정, 그리고 이 규정의 불가분의 일부를 구성하는 아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 사무국 재정규칙에 따라 기능을 수행한다.

2.	사무국은 카자흐스탄 공화국(이하 “소재국”이라 한다)의 알마티에 위치한다.

3.	사무국의 실무 언어는 영어와 러시아어이다.

제2조 사무국의 기능

사무국은 그 권한 범위 내에서 다음의 기능을 수행한다.

가.	2002년 6월 4일 알마티 의정서와 2004년 10월 22일 CICA 의사규칙에 언급된 회의 및 다른 활동에 필요한 행정적ㆍ조직적 및 기술적 지원의 제공

나.	CICA 문서 보관소의 설치 및 유지

다.	2004년 10월 22일 CICA 신뢰구축조치 목록 및 CICA의 틀 내에서 채택된 다른 문서에서 정해진 바에 따라 회원국으로부터 제공받은 문서와 정보, 그리고 국제기구와 포럼으로부터 받은 문서와 정보가 집결되는 정보센터로서의 역할 수행 및 그 문서와 정보의 회람 보장

라.	CICA에 관한 일반적인 정보의 배포

마.	또한 상호 동의에 따라 회원국이 제공하는 정보에 근거한 회원국 간의 신뢰구축조치 이행에 관한 정보의 접수 및 배포

바.	CICA 국가원수ㆍ정부수반 또는 외교장관에 의하여 부여되는 그 밖의 다른 과제와 임무의 수행 및 CICA 고위관리 회의(이하 “SOC”라 한다)에 의하여 CICA 의사규칙, 이 규정, 그리고 아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 사무국 재정 규칙에 따라 부여되는 그 밖의 다른 과제의 수행

제3조 사무국 직원

1.	사무국에 다음의 직원을 둔다.

가.	사무국의 수석행정관인 사무국장

나.	사무부국장

다.	회원국이 사무국에 파견한 전문직원

라.	소재국 국민과 회원국 국민으로서 사무국의 행정ㆍ기술 및 용역 업무를 수행하기 위하여 계약에 근거하여 고용된 일반/보조직원

2.	사무국장은 CICA 의장국 국민 중에서 그 의장국의 추천을 받아 CICA 외교장관의 컨센서스에 의하여 4년 임기로 임명된다. 사무국장은 자신의 출신 회원국의 의장국 수임기간 동안 임무를 수행한다.

3.	사무부국장은 SOC의 추천을 받아 CICA 외교장관의 컨센서스에 의하여 3년 임기로 임명된다. SOC는 추천에 앞서 사무국장과 협의한다.

4.	사무부국장은 사무국장의 일시적인 부재/질병의 경우 또는 신임 사무국장이 임명될 때까지 사무국장의 역할을 수행한다.

5．	사무국장ㆍ사무부국장 및 전문직원은 가장 높은 수준의 능률ㆍ능력 및 도덕성 기준에 근거하고, 기회균등의 요건과 가능한 가장 폭넓은 회원국 대표성을 감안하여, 회원국의 동의를 받아 임명한다.

6.	사무국장과 사무부국장은 서로 다른 회원국의 국민으로 한다.

7.	사무국장은 SOC의 승인을 얻어 사무국의 전문직원을 임명하며 이에 대한 기준은 회원국의 컨센서스에 의하여 설정한다.

8.	사무국의 전문직원이 임무를 수행할 수 없게 되는 경우에는 그 파견국의 신청을 받아 새로운 전문직원을 잔여 임기 동안 임명한다.

9.	사무국의 일반/보조직원에 대한 고용조건은 이 규정 또는 CICA에서 채택된 직원규칙에서 달리 상정하지 않는 한 소재국 법령에 의해 규율된다. 사무국의 일반/보조직원을 고용함에 있어서는 성별ㆍ인종ㆍ종교 및 국적에 근거한 어떠한 차별도 두지 않고 모든 회원국 국민에게 동등한 기회를 제공한다.

10.	사무국장의 직무는 다음과 같다.

가.	사무국 활동에 대한 책임을 지며 사무국의 재정적 사안에 대해 전적으로 책임을 진다. 사무국의 이용가능한 재원을 고려하여 사무국 예산안을 작성하고 SOC의 승인을 받기 위하여 이를 제출한다.

나.	사무국의 활동에 대하여 SOC에 매년 보고한다.

다.	직책ㆍ직무내용ㆍ임무기간 및 업무분담 계획을 포함한 사무국의 직원 구성표를 SOC에 제출한다.

라.	사무국 직원 간에 책임을 할당한다.

마.	사무국 운영에 필요한 행정명령과 내부지침을 내리며 사무국을 대표하여 계약과 협정에 서명한다.

바. 회원국에게 CICA 사무국의 업무를 지원할 전문직원의 제공을 요청할 수 있다. 이를 위하여 회원국에게 사전에 통보 한다.

사.	소재국 당국과의 관계에 있어 사무국을 대표한다.

아.	회원국의 승인을 조건으로, 국제기구 및 포럼의 사무국이나 적절한 기관과의 접촉을 개시하고 확립한다.

자.	회원국에게 사전 통보하고 회원국의 승인을 조건으로, CICA 활동을 알리기 위하여 국제기구 및 포럼의 행사에 참석 한다.

제4조 재정규칙 및 규정

1.	사무국의 재정적 사안은 이 규정에 부속되고 이 규정의 불가분의 일부를 이루는 '아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 사무국 재정규칙‘에서 정한다.

2.	SOC의 결정과 ‘아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 사무국 재정규칙’에 따라, 여러 가지 사무국 활동의 재정적 사안을 규율할 세부 재정규정을 준비하고 SOC의 승인을 위하여 이를 제출한다.

제5조 법적 능력, 특권 및 면제

1.	회원국은, 카자흐스탄 공화국 영역 안의 사무국 소재에 관한 조건과 관련하여 카자흐스탄 공화국 정부와 소재국 협정을 체결할 권리를 사무국에게 부여한다. 그 소재국 협정 안은 회원국 외교장관의 승인을 받아야 한다.

2.	회원국 영역에서의 사무국과 그 직원의 특권 및 면제는 회원국이 체결하는 별도의 협정에 의하여 결정된다.

제6조 최종 조항

1.	이 규정은 자국의 헌법체계가 이를 허용하는 당사국에 대하여는 서명일로부터 잠정적으로 적용되며, 서명한 회원국 중 3분의 2가 이 규정의 발효에 필요한 헌법상 절차가 완료되었음을 기탁처에 통보한 날로부터 30일이 되는 날에 확정적으로 발효한다.

2.	이 규정의 기탁처는 카자흐스탄 공화국 외교부이다. 기탁처는 이 규정의 발효일을 모든 회원국에게 통보한다.

3.	이 규정은 CICA 의사규칙 제9조에 규정되어 있는 바와 같이 회원국의 컨센서스에 따라 2002년 6월 4일 알마티 의정서에 언급된 CICA의 목적과 원칙을 공유하고 CICA의 틀 내에서 서명되거나 채택된 다른 국제협정 및 문서의 조항을 이행하겠다고 약속하는 역내의 다른 국가의 가입을 위하여 개방된다. 기탁처는 그러한 가입일을 모든 회원국에게 통보한다.

4.	가입국에 대하여 이 규정은 기탁처에 가입서가 접수된 날 또는 이 조 제1항에서 상정하고 있는 절차에 따른 이 규정의 발효일 중 더 늦은 날로부터 발효한다.

5.	회원국은 상호 동의에 따라 이 규정을 별도 의정서의 형식으로 개정할 수 있다. 의정서는 이 조 제1항에 따라 발효한다. 기탁처는 의정서의 발효일을 모든 회원국에게 통보한다.

6.	이 규정의 적용 또는 해석으로부터 발생하는 의견 차이는 회원국의 컨센서스에 의하여 해결한다.

7.	서명한 각 회원국은 자국의 국가 주권을 행사함에 있어, 이 규정으로부터 탈퇴할 권리를 가진다. 회원국은 3개월 이전에 기탁처에 그러한 탈퇴를 통지하고 기탁처는 이를 다른 회원국에게 통보한다.

8.	회원국은 발효한 지 12년 후에 이 규정이 계속하여 무기한적으로 유효할 것인지 또는 추가적으로 정하는 기간 동안 연장될 것인지를 결정한다. 그 결정은 서명한 회원국의 컨센서스에 의하여 이루어진다.

이상의 증거로써 아래의 전권 대표는 정당한 권한을 위임 받아 이 규정에 서명하였다.

2006년 6월 17일 알마티에서 영어로 정본이 작성되었다. 기탁처는 이 규정의 인증등본을 각 회원국에게 송부한다.

아시아 교류 및 신뢰구축 회의

사무국에 관한 규정에 대한 부속서

아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 사무국 재정규칙

제1조 일반 규정

아시아 교류 및 신뢰구축 회의의 사무국(이하 각각 “CICA” 및 “사무국”이라 한다) 재정규칙은 CICA 사무국에 관한 규정의 불가분의 일부이며, 사무국의 재원, 사무국 예산의 편성과 이행 절차를 정하고 사무국 활동의 기본적인 재정적 사안을 규율한다.

제2조 사무국 활동의 재원

사무국 활동을 지원하기 위한 자금의 조달은 다음의 출처로부터 나온다.

가.	CICA 사무국 건물의 임대/건축과 사무국 설립 관련 지출을 위한 재원은 소재국이 제공한다.

나.	사무국의 사무국장ㆍ사무부국장 및 전문직원의 유지와 관련된 급여, 주택/부지의 임차 및 이에 수반되는 지출을 위한 재원은 파견국이 제공한다.

다.	사무국의 일반/보조 직원의 급여, 물품ㆍ용역 및 자산의 구입, 사무국 직원의 공무상 출장과 사무국의 일상 운영 지출을 포함한 그 밖의 다른 경상 지출은 자발적인 기부에 의하여 제공된다.

제3조 사무국 예산

1.	사무국의 예산은 통화 및/또는 다른 형태의 회계기간 중 모든 수입과 지출을 포함한다.

2.	수입은 다음과 같이 구성된다.

가.	회원국의 자발적인 기부(그 한도는 정하여지지 아니한다)에 의한 사무국 예산에의 납부

나.	회원국의 승인을 조건으로 하여, CICA의 옵서버 국가, 그 밖의 다른 국가, CICA의 옵서버 기구, 그 밖의 다른 국제 기구와 포럼, 법인과 자연인에 의한 통화 및/또는 다른 형태의 자발적 기부도 허용될 수 있다.

다.	그 밖의 다른 수입

3.	지출은 다음과 같이 구성된다.

가.	사무국 일반/보조 직원의 급여

나.	물품과 용역의 구입

다.	사무용 가구와 비품, 자동차, 그리고 사무국 운영을 위하여 필요한 그 밖의 다른 도구의 구입

라.	사무국 전문직원의 공무상 출장

마.	사무국의 일상 운영 지출을 포함한 그 밖의 다른 경상 지출

제4조 지출 평가서

1.	사무국의 예산은 회계기간의 지출을 다루는 문서인 지출 평가서에 따라 집행된다.

2.	사무국장은 고위관리회의(이하 “SOC”라 한다)의 승인을 받기 위하여 회계기간의 지출평가서 초안을 각 연도 상반기까지 준비하고 모든 회원국에게 회람한다.

3.	승인된 예산 한도 내에서의 항목 간 전용은, 회원국 간에 합의하는 바에 따라 또는 차기 SOC 회의에서 현행 회계연도의 개정된 새 지출평가서에 대한 심의와 승인을 통하여 이루어질 수 있다.

4.	회계기간 말까지 의도한 목적대로 사용되지 않은 사무국의 예산상 잔금은 차기 회계기간 예산의 수입으로 이월된다.

제5조 회계기간

회계기간은 1월 1일부터 12월 31일까지 달력상의 1년이다.

제6조 자금 관리

사무국장은 사무국 자금을 보관할 은행 계좌를 지정한다.

제7조 책임

1.	사무국장은 사무국의 재원 관리를 감독하고 이에 대하여 SOC에게 책임을 진다.

2.	사무국장은 당해 회계기간의 다음 해 3월 31일 이전에 각 회계기간에 대한 연간 회계보고서를 SOC에 제출한다.

3.	사무국의 계좌는 미국 달러화와 소재국의 현지 통화로 관리한다. 회계상 환율은 회계보고서 작성일의 소재국 국립은행의 환율에 따라 고정된다.

4.	각 회계연도 말에 현금 흑자 또는 적자는 지출에 대한 수입의 초과액 또는 수입에 대한 지출의 초과액을 계산하여 산정한다. 사무국의 예산상 현금 적자가 있을 경우 사무국장은 SOC에 통보하고 취해야 할 재정 조치에 관해 제안한다.

제8조 감사

1.	사무국의 재정 활동에 대한 외부 감사는 SOC의 재량에 따라 매 4년마다 1회 이상 SOC에 의해 권한을 위임받은 기관이 수행한다. 사무국장은 그러한 권한을 위임받은 기관에게 외부 감사를 수행하는데 필요한 문서를 제출한다.

2.	감사 수행 후, 사무국장은 감사 보고서를 모든 회원국에게 회람한다.

STATUTE OF THE SECRETARIAT OF THE CONFERENCE ON INTERACTION AND CONFIDENCE BUILDING MEASURES IN ASIA

Member-States of the Conference on Interaction and Confidence Building Measures in Asia, hereinafter referred to as “the Member-States” and “the CICA” respectively,

Aiming at the implementation of the provisions of the Almaty Act of June 4, 2002 regarding establishment of the CICA Secretariat, hereinafter referred to as “the Secretariat”, as well as at defining its functions, structure and principles of financing,

Have agreed as follows:

Article 1

General Provisions

1.	The Secretariat is hereby established. The Secretariat shall be a permanent body, which shall exercise its functions in accordance with the principles and purposes laid down in the Almaty Act of June 4, 2002 and the provisions of the CICA Rules of Procedure of October 22, 2004 and the present Statute and Financial Rules of the CICA Secretariat, which shall constitute an integral part of the present Statute.

2.	The Secretariat shall have its seat in Almaty, the Republic of Kazakhstan, hereinafter referred to as “the Host Country”.

3.	English and Russian shall be working languages of the Secretariat.

Article 2

Functions of the Secretariat

The Secretariat, within the scope of its competence, shall:

a)	Provide administrative, organizational and technical support for meetings and other activities mentioned in the Almaty Act of June 4, 2002 and the CICA Rules of Procedure of October 22, 2004;

b)	Establish and maintain an archive of the CICA documents;

c)	Act as a clearing house for the documents and information provided by the Member-States and received from international organizations and fora, ensure their circulation, as defined by the CICA Catalogue of Confidence Building Measures of October 22, 2004 and other documents adopted within the CICA framework;

d)	Disseminate general information on the CICA;

e)	Also receive and disseminate information on the implementation of Confidence Building Measures among Member-States on the basis of information provided by them subject to their mutual consent;

f)	Perform other tasks and duties assigned by the CICA Heads of State or Government and the Ministers of Foreign Affairs; perform such other tasks as may be assigned by the CICA Senior Officials Committee, hereinafter referred to as "the SOC", in accordance with the CICA Rules of Procedure, the present Statute and the Financial Rules of the CICA Secretariat.

Article 3

Personnel of the Secretariat

1.	The Secretariat shall have the following personnel:

a)	Executive Director, who shall be the Chief Executive Officer of the Secretariat;

b)	Deputy Executive Director;

c)	Professional personnel seconded by the Member-States to the Secretariat;

d)	General/support personnel, hired on a contractual basis from among the nationals of the Host country and nationals of the Member-States to perform the administrative, technical and service functions of the Secretariat.

2.	The Executive Director shall be appointed by the CICA Ministers of Foreign Affairs for a four-year term by consensus, upon the recommendation of the Member-State chairing the CICA, from its nationals, and shall perform his/her duties during the whole term of the chairmanship of the concerned Member-State.

3.	The CICA Ministers of Foreign Affairs shall appoint the Deputy Executive Director for a three-year term by consensus upon the recommendation of the SOC. The SOC shall consult the Executive Director before making the recommendation.

4.	The Deputy Executive Director shall perform functions of the Executive Director in case of his/her temporary absence/illness, or pending appointment of the new Executive Director.

5.	The Executive Director, Deputy Executive Director and Professional personnel shall be appointed on the basis of the highest standards of efficiency, competence and integrity and taking into account equal opportunity requirements, widest possible representation of the Member-States and upon consent of the Member-States.

6.	The Executive Director and Deputy Executive Director shall be nationals of different Member-States.

7.	The Executive Director, with the approval of the SOC, shall appoint Members of the Professional personnel of the Secretariat, criteria for which would be worked out by the Member-States through consensus.

8.	If Member of the Professional personnel of the Secretariat is not able to perform his/her duties, upon the application of the Sending State, a new Member of the Professional personnel of the Secretariat shall be appointed to the unexpired term of office.

9.	Terms of employment of the members of the general/support personnel of the Secretariat shall be governed by legislation of the Host Country if otherwise is not envisaged by the present Statute or staffing regulations adopted by the CICA. In employing general/support Personnel in the Secretariat equal opportunities shall be afforded to the nationals of all the Member States without any discrimination on grounds of sex, race, religion and nationality.

10.	The functions of the Executive Director are as follows:

a)	Be responsible for the activities of the Secretariat, and to be fully accountable for its financial aspects. Prepare the budget of the Secretariat and submit it for approval of the SOC, taking into account the available financial resources of the Secretariat;

b)	Report annually to the SOC on the activities of the Secretariat;

c)	Propose to the SOC a Staffing Matrix of the Secretariat, including title, job description, terms of office and duties allocation scheme;

d)	Assign responsibilities among the Members of the Personnel of the Secretariat;

e)	Issue administrative decrees and internal instructions, sign contracts and agreements, on behalf of the Secretariat, required for its functioning;

f)	May request the support of the Member-States for providing Professional personnel to assist in the work of the CICA Secretariat. For this purpose prior notification shall be sent to the Member-States;

g)	Represent the Secretariat in its relationship with the authorities of the Host Country;

h)	Initiate and establish contacts with secretariats or appropriate bodies and institutions of international organizations and fora, subject to the approval of the Member-States;

i)	Attend events of international organizations and fora in order to inform on the CICA activities with prior notification to the Member-States and subject to their approval.

Article 4

Financial Rules and Regulations

1.	Financial aspects of the Secretariat shall be defined in "Financial Rules of the Secretariat of the Conference on Interaction and Confidence Building Measures in Asia" which are annexed and shall constitute an integral part of the Statute.

2.	Upon the decision of the SOC and on the basis of the "Financial Rules of the Secretariat of the Conference on Interaction and Confidence Building Measures in Asia", detailed financial regulations governing financial aspects of different activities of the Secretariat shall be prepared and submitted for the approval of the SOC.

Article 5

Legal Capacity, Privileges and Immunities

1.	The Member-States vest the Secretariat with the right to conclude a Host Country Agreement with the Government of the Republic of Kazakhstan regarding terms and conditions of the Secretariat’s location in the territory of the Republic of Kazakhstan, the draft of which has to be approved by the Ministers of Foreign Affairs of the Member-States.

2.	Privileges and immunities of the Secretariat and Members of its Personnel on the territories of the Member-States shall be determined by a separate agreement to be concluded by the Member-States.

Article 6

Final Provisions

1.	The present Statute shall be applied provisionally for those State Parties whose constitutional systems permit such an application from the date of its signing and shall enter into force definitively on the thirtieth day after 2/3 of the Signatory Member-States have notified the Depository on the completion of their respective constitutional formalities required for the entry into force of the present Statute.

2.	The Depository of the present Statute is the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan. The Depository shall notify all the Member-States about the date of entry into force of the present Statute.

3.	By consensus of the Member-States, the present Statute shall be open, as provided in Article 9 of the CICA Rules of Procedure, for accession to other States of the region which share the CICA objectives and principles set forth in the Almaty Act of June 4, 2002, as well as pledge to fulfil the provisions of other international agreements and documents signed or adopted within the CICA framework. The Depository shall notify all the Member-States about the date of such accession.

4.	For the acceding State the present Statute shall enter into force from the date of the receipt of the accession instrument by the Depository or from the date of entry into force of the present Statute in the order envisaged by paragraph 1 of the present Article, depending on which date shall be later.

5.	With mutual consent the Member States may amend the present Statute in the form of separate protocol. The protocol shall enter into force in accordance with paragraph 1 of the present Article. The Depository shall notify all the Member States about the date of entry into force of the protocol.

6.	Any disagreement, which may arise from the application or interpretation of present Statute, shall be settled between the Member-States by consensus.

7.	Each Signatory Member-State shall, in exercising its national sovereignty, have the right to withdraw from the present Statute. It shall give notice of such withdrawal to the Depository three months in advance, which shall notify the other Member-States.

8.	Twelve years after the entry into force of the present Statute, Member-States shall decide whether the Statute shall continue to be in force indefinitely, or shall be extended for an additional fixed period at a time. This decision shall be taken by a consensus of the Signatory Member-States.

In witness whereof the undersigned Plenipotentiaries, being duly authorized thereto, have signed this Statute.

Done at Almaty on this 17th day of June, 2006 in one original in English language. The Depository shall transmit a certified copy of the present Statute to each Member-State.

Annex to the Statute

of the CICA Secretariat

Financial Rules

of the Secretariat of the Conference on Interaction and Confidence Building Measures in Asia

Article 1

General Provisions

The Financial Rules of the Secretariat of the Conference on Interaction and Confidence Building Measures in Asia, hereinafter referred to as “the Secretariat” and “the CICA” respectively; are an integral part of the Statute of the CICA Secretariat, which shall define the sources of financing, order of forming and implementation of budget of the Secretariat, and regulate the basic financial aspects of Secretariat’s activities.

Article 2

Sources of Financing for Secretariat’s Activities

Financing for support of the Secretariat’s activities shall be from the following sources:

a)	Means for renting/construction of the building of the CICA Secretariat and expenditure concerning establishment of the Secretariat, shall be provided by the Host Country;

b)	Means for remuneration, rent of residences/premises and accompanying expenditure, related to the maintenance of the Executive Director, Deputy Executive Director, Members of the Professional Personnel of he Secretariat, shall be provided by the Sending States;

c)	Means for remuneration of the Members of the general/support personnel of the Secretariat, purchase of goods, services, assets, business trips of the Members of the Secretariat and other current expenditures, including expenditures for day-to-day functioning of the Secretariat, shall be provided from voluntary contributions.

Article 3

Budget of the Secretariat

1.	Budget of the Secretariat includes all incomes and expenditure of a financial period in a monetary and/or other forms.

2.	The income shall comprise of:

a)	Payments to budget of the Secretariat from voluntary contributions by the Member States, volume of which shall be unlimited;

b)	Voluntary contributions in a monetary and/or other forms, could also be accepted from CICA Observer-States, other States, CICA Observer-Organizations, other international organizations and fora, legal and physical persons, subject to the approval of Member-States;

c)	Other income.

3.	The expenditure shall comprise of:

a)	Remuneration of the Members of the General/Support staff of the Secretariat;

b)	Purchase of goods and services;

c)	Purchase of office furniture and equipment, motor vehicles and other means necessary for the functioning of the Secretariat;

d)	Business trips of the Members of the Professional Personnel of the Secretariat;

e)	Other current expenditure, including expenditure for day-to-day functioning of the Secretariat.

Article 4

Estimate of Expenditure

1.	The Secretariat’s budget shall be implemented in accordance with the Estimate of Expenditure - the document that covers expenditures for a financial period.

2.	The draft Estimate of Expenditure of a financial period shall be prepared and circulated to all Member-States by the Executive Director by the first half of the year for the approval of the Senior Officials Committee, hereinafter referred to as “the SOC”.

3.	Transfer from one item to another within the limits of the approved budget might be made as may be agreed upon by the Member-States or at the next SOC meeting through consideration and approval of the new revised Estimate of Expenditure for the current financial year.

4.	Balance of budgetary funds of the Secretariat, which is not utilized for its intended purpose by the end of a financial period, shall be incorporated into the income of the budget of the next financial period.

Article 5

Financial Period

The financial period shall be the calendar year from 1 January through 31 December.

Article 6

Custody of Funds

The Executive Director shall designate the banking account/accounts where the Secretariat funds shall be kept.

Article 7

Accountability

1.	Executive Director shall exercise control over and be accountable to the SOC for the management of financial resources of the Secretariat.

2.	Executive Director shall present the annual accounts/report for each financial period to the SOC not later than March, 31st of the year following the accounted financial period.

3.	The accounts of the Secretariat shall be maintained in USD and in the national currency of the Host Country. Accounting rates of exchange shall be fixed according to the rates of the National Bank of the Host Country on the date of preparing the financial report.

4.	At the end of each financial year the cash surplus or deficit shall be determined by calculating excess of income over expenditure, or excess of expenditure over income. In case of a cash deficit of the budget of the Secretariat the Executive Director shall inform the SOC and make proposals regarding the necessary financial measures to be taken.

Article 8

Audit

1.	External Audit for the financial activities of the Secretariat shall be carried out at the discretion of the SOC not less than once in every four years by a body authorized by the SOC. The Executive Director shall present documents, necessary for conducting external audit, to the body so authorized.

2.	After the audit is carried out, the audit report shall be circulated by the Executive Director to all the Member-States.