2012년 10월 11일 도하에서 채택되고, 2013년 12월 31일 제55회 국무회의의 심의를 거쳐 2014년 1월 22일에 만국우편연합 사무총장에게 승인서를 기탁함으로써 2014년 1월 1일자로 우리나라에 대하여 발효된 "만국우편연합총칙"을 이에 공포합니다.

대통령        박근혜 (인)

2014년 2월 11일

국무총리        정홍원

국무위원 외교부장관        윤병세

⊙조약 제2172호

만국우편연합총칙

(2012 도하 총회에서 개정 및 채택됨)

목    차

제1편  총회, 관리이사회, 우편운영이사회, 자문위원회의 조직, 기능 및 운영

제1장  총회

제101조  총회와 임시 총회의 조직 및 소집

제102조  총회 투표권

제103조  총회의 기능

제104조  총회 의사규칙

제105조  연합 기관 옵서버

제2장  관리이사회

제106조  관리이사회의 구성 및 기능

제107조  관리이사회의 기능

제108조  관리이사회의 회기의 구성

제109조  옵서버

제110조  여행경비의 보상

제111조  관리이사회 활동에 관한 정보

제3장  우편운영이사회

제112조  우편운영이사회의 구성 및 기능

제113조  우편운영이사회의 기능

제114조  우편운영이사회의 회기의 구성

제115조  우편운영이사회 옵서버

제116조  여행경비의 보상

제117조  우편운영이사회 활동에 관한 정보

제4장  자문위원회

제118조  자문위원회의 목적

제119조  자문위원회의 구성

제120조  자문위원회 회원

제121조  자문위원회의 기능

제122조  자문위원회의 조직

제123조  관리이사회, 우편운영이사회, 총회에서 자문위원회의 대표

제124조  자문위원회 옵서버

제125조  자문위원회 활동에 관한 정보

제2편  국제사무국

제1장  사무총장과 사무차장 선출 및 직무

제126조  국제사무국 사무총장과 사무차장의 선출

제127조  사무총장의 직무

제128조  사무차장의 직무

제2장  연합 기관과 자문위원회의 사무국

제129조  일반사항

제130조  연합 기관의 문서 준비 및 배포

제131조  회원국 목록

제132조  정보, 의견, 조약의 설명과 개정 요청, 조사, 정산에서의 역할

제133조  기술협력

제134조  국제사무국이 공급하는 서식

제135조  지역우편연합의 조약과 특별협정

제136조  연합의 정기간행물

제137조  연합업무에 관한 연간 보고서

제3편  제안의 제출과 검토, 채택된 결정의 통보, 규칙 및 그 밖의 채택된 결정의 발효

제138조  제안의 총회 제출 절차

제139조  총회와 총회 사이 기간의 협약 또는 협정을 개정하는 제안 제출절차

제140조  총회와 총회 사이 기간의 협약 또는 협정을 개정하는 제안 검토

제141조  총회 결정에 따른 새로운 규칙 작성과 관련한 제안의 우편운영이사회 제출 절차

제142조  우편운영이사회에 의한 규칙의 개정

제143조  총회와 총회 사이 기간에 채택된 결정의 통보

제144조  총회와 총회 사이 기간에 채택된 규칙 및 그 밖의 결정의 발효

제4편  재정

제145조  연합의 경비 책정

제146조  회원 분담금 규정

제147조  재정의 부족

제148조  부기와 회계업무 감독

제149조  자동 제재

제150조  분담 등급

제151조  국제사무국으로부터의 공급품에 대한 대금 지불

제152조  이용자 재정부담 보조기관의 조직

제5편  중재

제153조  중재절차

제6편  연합 내 언어의 사용

제154조  국제사무국의 공식 언어

제155조  문서발간, 토의 및 공식 통신문에 사용하는 언어

제7편  최종규정

제156조  총칙에 관한 제안의 승인조건

제157조  국제연합과의 협정에 관한 제안

제158조  총칙의 개정, 발효 및 유효기간

만국우편연합총칙

아래에 서명한 연합 회원국 정부의 전권대표는 1964년 7월 10일 비엔나에서 체결된 만국우편연합헌장 제22조제2항을 고려하여, 만장일치로 그리고 동 헌장 제25조제4항에 따를 것을 조건으로, 헌장의 적용과 연합의 기능을 보장하는 다음규정을 이 총칙에 규정하였다.

제1편  총회, 관리이사회, 우편운영이사회, 자문위원회의 조직, 기능 및 운영

제1장 총회

제101조 총회와 임시 총회의 조직 및 소집 (헌장 제14조, 제15조)

1.회원국의 대표는 전차 총회가 개최된 연도 말 후 4년 내에 총회에서 회합한다.

2.각 회원국은 그 정부가 필요한 권한을 부여한 1명 이상의 전권대표를 총회대표로 정한다. 필요한 경우에는 다른 회원국의 대표단이 대표하도록 정할 수 있다. 그럼에도 불구하고 한 국가의 대표단은 자국 외에 다른 한 회원국만 대표할 수 있는 것으로 양해된다.

3.원칙적으로 각 총회는 다음 총회가 개최될 국가를 지정한다. 이 지정이 시행이 불가능한 경우 관리이사회는 총회가 개최될 국가를 그 국가와 협의 후 지정할 권한을 가진다.

4.개최국 정부는 국제사무국과 협의 후 총회의 최종적 개최일과 정확한 장소를 정한다. 개최국 정부는 원칙적으로 개최일 1년 전에 연합의 각 회원국 정부에 초청장을 보낸다. 이 초청장은 직접 보내거나 다른 정부의 중계로 또는 국제사무국의 사무총장을 통하여 보낼 수 있다.

5.총회가 개최국 정부 없이 소집되어야 하는 경우 국제사무국은 관리이사회와 합의하고 스위스 연방정부와 협의한 후 연합 소재국에서 총회를 소집, 조직하는 데 필요한 조치를 한다. 이 경우 국제사무국은 개최국 정부의 기능을 수행한다.

6.임시 총회의 회의 장소는 임시 총회를 발의한 회원국이 국제사무국과 협의하여 정한다.

7.제102조제2항부터 제5항까지는 임시 총회에도 유추 적용한다.

제102조 총회 투표권

1. 각 회원국은 제149조에 규정된 제재에 따를 것을 조건으로 하나의 투표권을 가진다.

제103조 총회의 기능

1. 회원국, 관리이사회 및 우편운영이사회의 제안에 기초하여 총회는 다음을 한다.

1.1헌장 전문과 제1조에서 정한 연합의 목적과 목표 달성을 위한 일반 원칙을 결정한다.

1.2헌장 제29조와 총칙 제138조에 따라 회원국과 이사회가 제출하는 헌장, 총칙, 협약 및 협정의 개정을 위한 제안을 심의하고 적절한 경우 채택한다.

1.3조약의 발효일을 정한다.

1.4의사규칙을 채택하고 이 규칙을 개정한다.

1.5총칙 제111조, 제117조 및 제125조에 따라 관리이사회, 우편운영이사회 및 자문위원회가 각각 제출한 전차 총회부터의 기간을 포함하는 업무에 관한 종합보고를 검토한다.

1.6연합의 전략을 채택한다.

1.7헌장 제21조에 따라 연합의 경비 최고 한도액을 정한다.

1.8관리이사회와 우편운영이사회 이사국을 선출한다.

1.9사무총장 및 사무차장을 선출한다.

1.10총회결의안에서 중국어, 독일어, 포르투갈어 및 러시아어 문서 생산을 위하여 연합이 부담하는 비용 상한을 정한다.

2.총회는 연합의 최고기관으로서 우편업무에 관한 그 밖의 문제를 처리한다.

제104조 총회 의사규칙 (헌장 제14조)

1. 업무의 조직과 토의의 수행을 위하여 총회는 의사규칙을 적용한다.

2. 각 총회는 의사규칙에 규정된 조건에 따라 의사규칙을 개정할 수 있다.

제105조 연합 기관의 옵서버

1.다음의 실체는 총회, 관리이사회 및 우편운영이사회 본회의와 위원회 회의에 옵서버로 참석하도록 초청받는다.

1.1국제연합 대표

1.2지역우편연합

1.3자문위원회 회원

1.4총회의 결의 또는 결정에 의하여 옵서버로 연합 회의에 참석할 권한을 부여받은 실체

2.다음의 실체는 제107조제1.12항에 따라 관리이사회에 의하여 적절한 절차에 따라 지정된 경우 총회의 특정 회의에 임시 옵서버로 참석하도록 초청받는다.

2.1국제연합 전문기구 및 그 밖의 정부 간 조직

2.2국제기구, 협회나 기업, 또는 자격이 있는 개인

3.이 조 제1항에서 정한 옵서버에 추가하여, 관리이사회와 우편운영이사회는, 연합 및 연합 기관을 위한 경우, 그들의 의사규칙에 따라 자신들의 회의에 참석할 수 있는 임시 옵서버를 지정할 수 있다.

제2장  관리이사회

제106조 관리이사회의 구성 및 기능 (헌장 제17조)

1. 관리이사회는 2회의 연속되는 총회와 총회 사이 기간에 직무를 수행하는 41개 이사국으로 구성된다.

2. 총회를 개최한 회원국이 의장직을 맡는다. 개최 회원국이 이 권리를 포기하는 경우 당연히 이사국이 되고, 그 결과 그 국가가 속하는 지역그룹은 재량으로 1석의 추가의석을 확보하며, 이 추가의석은 제3항의 제한규정의 적용을 받지 아니한다. 이 경우 관리이사회는 개최 회원국 지역그룹에 속하는 이사국 가운데 1개국을 의장국으로 선출한다.

3. 관리이사회의 나머지 40개 이사국은 공평한 지리적 배분에 기초하여 총회가 선출한다. 매 총회마다 적어도 반수의 이사국이 교체되며, 어떠한 이사국도 총회에서 3회 연속하여 선출될 수 없다.

4. 관리이사회의 각 이사국은 우편업무에 충분한 자격을 갖춘 대표를 임명한다. 관리이사회의 회원은 그 업무에 적극적으로 참여한다.

5. 관리이사회 이사국의 직무는 무보수로 한다. 이 이사회의 운영경비는 연합이 부담한다.

제107조 관리이사회의 기능

1. 관리이사회는 다음의 기능을 수행한다.

1.1총회의 결정에 따르는 것을 보장하고, 우편사안에 대한 정부정책 관련 문제를 연구하며, 서비스 교역 및 경쟁 관련 사항과 같은 국제규제의 발전을 고려하면서, 총회와 총회 사이 기간에 연합의 활동을 감독한다.

1.2국제기술협력의 틀 내에서 모든 형태의 우편기술지원을 촉진, 조율 및 감독한다.

1.3총회에서 승인된 4년간의 만국우편연합 사업계획의 초안을 검토하고, 4개년 계획 초안에 명시된 활동을 활용 가능한 실제 자원에 부합시킴으로써 이를 마무리한다. 계획은 또한 적절한 경우 총회에서 수행된 우선순위 부여 절차의 결과에 부합하여야 한다. 관리이사회에서 완성되고 승인된 4개년 사업계획의 최종판은 관리이사회와 우편운영이사회가 작성하고 이행해야 할 연간 운영계획뿐만 아니라 연간 만국우편연합 프로그램 및 예산을 준비하는 데 기초가 될 것이다.

1.4제107조제1.3항에 명시된 바에 따라 만국우편연합 사업계획의 최종판을 감안하는 한편, 연합의 연간 프로그램, 예산 및 회계 내역을 심의하고 승인한다.

1.5필요한 경우, 제145조제3항부터 제5항까지에 따라 경비 한도액의 초과를 승인한다.

1.6요청이 있는 경우, 제150조제6항에 명시된 조건에 따라 더 낮은 분담등급의 선택을 승인한다.

1.7회원국이 지역그룹 변경을 요청하는 경우 관련 지역그룹의 구성원인 회원국의 견해를 고려하여 지역그룹 변경을 승인한다.

1.8책정된 경비 한도액에 따른 제약을 고려하여 국제사무국의 직위를 신설하거나 폐지한다.

1.9관리이사회의 기능을 수행하기 위하여 회원국과의 연락에 관한 결정을 한다.

1.10제105조제1항의 의미 내의 옵서버가 아닌 조직과의 관계는 우편운영이사회와의 협의 후 결정한다.

1.11만국우편연합과 다른 국제기관와의 관계에 대한 국제사무국 보고서를 검토하고 승인하며, 그러한 관계의 수행 및 동 관계에 관한 조치에 대하여 적절하다고 고려하는 결정을 내린다.

1.12적절한 시기에 우편운영이사회 및 사무국장과 협의한 후, 국제연합의 전문기구, 국제기구, 협회, 기업 및 자격이 있는 개인을 연합이나 총회의 업무상 필요한 경우 총회의 특정 회의와 총회 위원회에 임시 옵서버로서 초청되도록 지정하며, 국제사무국의 사무총장에게 필요한 초청장을 발송하도록 지시한다.

1.13제101조제3항에 규정된 경우에는 다음 총회의 개최 회원국을 지정한다.

1.14적절한 시기에 우편운영이사회와 협의한 후, 총회의 업무 수행에 필요한 위원회의 수를 결정하고 그 기능을 세부적으로 정한다.

1.15우편운영이사회와 협의한 후에 총회의 승인을 조건으로 다음에 해당되는 회원국을 지정한다.

1.15.1 가능한 한 회원국의 공평한 지리적 배분을 충분히 고려하여 총회의 부의장직, 위원회의 의장 및 부의장직을 수행할 준비가 된 회원국

1.15.2 총회의 참가 한정 위원회에 참석할 준비가 된 회원국

1.16자문위원회 회원 역할을 수행할 이사국을 지정한다.

1.17관리이사회의 권한 범위 내에서, 국제우편업무의 질을 유지 및 향상시키고 동 업무를 현대화하는 데 필요하다고 간주되는 모든 조치를 검토하고 승인한다.

1.18총회, 우편운영이사회 또는 회원국의 요청에 의하여 연합 또는 국제우편업무에 관한 행정ㆍ입법ㆍ법률문제를 연구한다. 위에 언급한 분야에 있어서 총회와 총회 사이 기간에 회원국이 요청한 연구를 수행하는 것이 적당한지의 여부는 관리이사회가 결정한다.

1.19제140조에 따라 총회 또는 회원국의 승인을 얻기 위하여 제출하는 제안을 작성한다.

1.20제113조제1.6항에 따라 검토를 위하여 우편운영이사회에 연구주제를 제출한다.

1.21우편운영이사회와 협의하여, 총회에서의 발표를 위한 전략 초안을 검토하고 승인한다.

1.22자문위원회로부터 보고서와 권고사항을 받아 논의하고 총회 제출을 위한 자문위원회의 권고사항을 검토한다.

1.23국제사무국의 활동을 관리한다.

1.24국제사무국이 작성한 연합의 업무에 대한 연간 보고서 및 연간 재무운영보고서를 승인하고, 적절한 경우 이에 대한 의견을 제공한다.

1.25필요하다고 간주되는 경우 우편운영이사회가 주요한 재정적 영향을 가진 문제(요금, 배달국가취급비, 중계료, 기본항공운송요율 및 통상우편물의 외국에서의 발송)를 연구하는 데 있어 고려해야 할 원칙을 정하고, 이러한 문제의 연구를 면밀히 주시하며, 이러한 문제와 관련된 우편운영이사회의 제안이 위에 언급한 원칙과 일치하도록 검토 및 승인한다.

1.26권한 범위 내에서 필요하다면 총회가 관련 사항에 관한 결정을 내릴 때까지 규정 또는 새로운 절차의 채택을 위한 우편운영이사회의 권고사항을 승인한다.

1.27우편운영이사회가 작성한 연간 보고서 및 동 이사회가 제출한 모든 제안을 검토한다.

1.28국제사무국이 다음 총회에 제출하기 위하여 우편운영이사회와 협의하여 작성한, 전차총회가 승인한 연합의 전략 이행과 관련한 회원국의 수행에 관한 4년 주기 보고서를 승인한다.

1.29자문위원회 조직을 위한 틀을 만들고 제122조의 규정에 따른 자문위원회의 조직에 동의한다.

1.30자문위원회의 회원자격을 위한 기준을 마련하고 관리이사회의 회의와 회의 사이 신속한 과정을 통하여 신청에 대한 조치가 이루어질 수 있도록 보장하면서, 그러한 기준에 따라 회원 신청을 승인 또는 거부한다.

1.31연합의 재정규칙을 정한다.

1.32유보기금에 관한 규칙을 정한다.

1.33특별기금에 관한 규칙을 정한다.

1.34특별활동기금에 관한 규칙을 정한다.

1.35자발적 기금에 관한 규칙을 정한다.

1.36인사규칙과 선출직 직원의 복무조건을 정한다.

1.37사회기금에 관한 규칙을 정한다.

1.38제152조의 맥락 내에서 이용자 재정부담 보조기관의 신설과 활동에 대한 전반적인 감독을 수행한다.

제108조 관리이사회의 회기의 구성

1.총회 의장이 소집하여 개최하는 구성회의에서 관리이사회는 이사국 중에서 4명의 부의장을 선출하고 그 의사규칙을 정한다.

2.의장의 소집에 의하여 관리이사회는 원칙적으로 매년 1회 연합 본부에서 회합한다.

3.관리이사회 의장 및 부의장과 위원회 의장 및 부의장은 관리위원회를 구성한다. 이 위원회는 관리이사회의 매 회기의 업무를 준비하고 지휘한다. 이 위원회는 관리이사회를 대신하여 연합의 업무에 대하여 국제사무국이 작성한 연간 보고서를 승인하고 관리이사회가 동 위원회에 위임하기로 결정하는 그 밖의 모든 임무 또는 전략기획 이행 과정에서 발생하는 필요사항을 담당한다.

4.의제가 우편운영이사회의 관심사항을 포함하고 있는 경우 우편운영이사회의 의장은 관리이사회 회의에서 우편운영이사회를 대표한다.

5.의제가 자문위원회의 관심사항을 포함하고 있는 경우 자문위원회 의장은 관리이사회 회의에서 자문위원회를 대표한다.

제109조 옵서버

1.옵서버

1.1.두 기관 업무의 효율적인 연락관계를 보장하기 위하여 우편운영이사회는 관리이사회의 회의에 옵서버로 참석할 대표를 지정할 수 있다.

1.2.관리이사회의 회원이 아닌 연합의 회원국과 제105조에 언급된 옵서버 및 임시 옵서버는 관리이사회의 본회의 및 위원회 회의에 투표권 없이 참여할 수 있다.

2.원칙

2.1.타당한 이유가 있을 경우 관리이사회는 참여하는 옵서버 및 임시 옵서버별 참석자 수를 제한할 수 있다. 또한 토의 시 발언권을 제한할 수 있다.

2.2.옵서버 및 임시 옵서버는 그들의 요청에 따라, 이사회가 업무의 효율성 및 효과성을 보장하기 위하여 정하는 조건에 따를 것을 전제로 수행된 연구에 협력하도록 허용될 수 있다. 그들은 또한 그들의 경험이나 전문적 지식이 합당한 경우 실무 연구반 및 프로젝트 팀의 의장으로 초청될 수 있다. 옵서버 및 임시 옵서버의 참가는 연합의 추가적인 경비 없이 수행된다.

2.3.예외적인 경우 자문위원회의 회원 및 임시 옵서버는 회의 또는 회의의 일부분에서 제외되거나 회의나 문서의 주제상 기밀유지가 요구되는 경우 문서를 받을 권리가 제한될 수 있다. 이러한 제한은 해당 기관 또는 그 의장이 사안별로 결정할 수 있다. 사안별 상황은 관리이사회에 보고되고, 우편운영이사회의 관심사항이 관련된 경우 우편운영이사회에 보고된다. 필요하다고 간주되는 경우 관리이사회는 적절한 경우 우편운영이사회와 협의하여 추후에 제한을 재검토할 수 있다.

제110조 여행경비의 보상

1.관리이사회의 회의에 참석하는 각 이사국 대표의 여행경비는 그 이사국이 부담한다. 다만, 총회 중 개최되는 회의를 제외하고 국제연합이 작성한 목록에 따라 개발도상국 또는 최빈개발도상국으로 분류된 각 이사국 대표는 2등 왕복 항공여비나 1등 왕복 철도여비, 또는 비용 총액이 2등 왕복 항공여비를 초과하지 아니할 것을 조건으로 그 밖의 다른 교통수단에 의한 여비를 보상받을 자격이 있다. 총회 및 이사회 회기 외에 회합을 할 때 위원회, 실무 연구반 또는 그 밖의 기관의 각 회원에게도 동일한 자격을 부여한다.

제111조 관리이사회 활동에 관한 정보

1.관리이사회는 매 회기 후 특히 요약기록, 결의 및 결정사항을 회원국과 그 지정우편사업자, 지역우편연합 및 자문위원회 회원에 보냄으로써 동 이사회의 활동을 알린다.

2.관리이사회는 총회에 대하여 그 업무에 관한 종합보고서를 작성하여 적어도 총회 개최 2개월 전에 연합 회원국, 그 지정우편사업자 및 자문위원회 회원에게 송부한다.

제3장  우편운영이사회

제112조 우편운영이사회의 구성 및 기능

1. 우편운영이사회는 총회와 총회 사이 기간에 기능을 수행할 40개 이사국으로 구성된다.

2. 우편운영이사회의 이사국은 적합한 지리적 배분에 기초하여 총회가 선출한다. 24개 의석은 개발도상국 회원국에 배정되며 16개 의석은 선진국 회원국에 배정된다. 매 총회마다 적어도 3분의 1의 이사국이 교체된다.

3. 우편운영이사회의 각 이사국은 연합의 조약에서 언급된 업무 수행을 담당할 자국의 대표를 임명한다. 우편운영이사회의 회원은 이사회 그 업무에 적극적으로 참여한다.

4. 우편운영이사회의 운영경비는 연합이 부담한다. 그 이사국은 어떠한 보수도 받지 아니한다.

제113조 우편운영이사회의 기능

1. 우편운영이사회는 다음의 기능을 수행한다.

1.1국제우편업무의 발전 및 개선을 위한 실질적 조치를 조정한다.

1.2관리이사회의 권한의 틀 내에서 동 이사회의 승인을 조건으로 국제우편업무의 질을 유지 및 향상시키고 동 업무를 현대화하는 데 필요하다고 간주되는 모든 조치를 한다.

1.3관리이사회의 기능을 수행하기 위하여 회원국과 그 지정우편사업자의 연락에 관한 결정을 한다.

1.4우편업무와 관련된 기술ㆍ운영ㆍ경제 및 직업훈련 분야에 있어 특정 회원국과 그 지정우편사업자가 이룩한 시도와 진전을 연구하고 홍보하는 데 필요한 조치를 한다.

1.5연합의 모든 회원국과 그 지정우편사업자 그리고 특히 신생 개발도상국가 및 그 지정우편사업자와의 기술협력 분야에 있어서 관리이사회와 협의하여 적절한 조치를 한다.

1.6우편운영이사회의 이사국이나 관리이사회 또는 회원국이나 지정우편사업자가 제출한 그 밖의 모든 문제를 검토한다.

1.7자문위원회로부터 보고서와 권고사항을 받아 논의하고, 우편운영이사회에 관련된 사항일 경우 총회에 제출될 자문위원회의 권고사항을 검토하고 의견을 제시한다.

1.8자문위원회의 회원 역할을 수행할 우편운영이사회 이사국을 지정한다.

1.9주요한 재정적 영향을 가진 문제(요금, 배달국가취급비, 중계료, 항공운송요율, 소포우편요율 및 통상우편물의 외국에서의 발송)를 포함하여 모든 회원국과 그 지정우편사업자가 관심을 가지는 가장 중요한 운영ㆍ상업ㆍ기술ㆍ경제 및 기술협력 문제에 대한 연구를 수행하고, 이들 문제에 관한 조치를 위한 정보, 의견 및 권고를 마련한다.

1.10총회에 제출하는 전략 초안 개발을 위하여 관리이사회에 정보를 제공한다.

1.11신생 개발도상국뿐만 아니라 회원국 및 그 지정우편사업자가 관심을 가지는 교육 및 직업훈련 문제를 연구한다.

1.12신생 개발도상국에서의 우편업무 현황과 수요를 연구하여, 이들 국가에서 우편업무를 개선할 수 있는 방법과 수단에 관한 적절한 권고를 마련한다.

1.13총회가 달리 결정하지 아니하는 한, 총회 종료 후 6개월 이내에 연합의 규칙을 개정한다. 또한 우편운영이사회는 긴급을 요하는 경우 다른 회기에서도 상기 규칙을 개정할 수 있다. 우편운영이사회는 상기 두 경우 모두에서 근본적인 정책 및 원칙의 문제에 관한 관리이사회의 지침에 따를 것을 조건으로 한다.

1.14제140조에 따라 총회 또는 회원국의 승인을 얻기 위하여 제출할 제안을 작성한다. 이러한 제안이 관리이사회의 권한 내의 문제에 관계되는 경우 관리이사회의 승인이 필요하다.

1.15제139조에 따라 회원국이 국제사무국에 제출하는 모든 제안을 그 회원국의 요청에 의하여 검토하고, 이에 대한 의견을 준비하며, 승인을 받기 위하여 회원국에 제안서를 보내기에 앞서 그에 대한 의견서를 첨부하도록 국제사무국에 지시한다.

1.16필요하다면, 그리고 관리이사회의 승인을 받고 모든 회원국과 협의한 후 적절한 경우, 총회가 이에 관한 결정을 내릴 때까지 규정 또는 새로운 절차의 채택을 권고한다.

1.17시행의 통일성이 필수적인 경우 그 권한 범위 내에서 기술, 운영 및 그 밖의 절차에 대한 기준을 회원국과 그 지정우편사업자에 대한 권고형태로 작성하여 발표한다. 필요한 경우 이미 설정한 기준에 대한 개정을 이와 같은 방법으로 발표한다.

1.18이용자 재정부담 보조기관의 조직을 위한 틀을 만들고, 제152조의 규정에 따라 이러한 기관의 조직에 동의한다.

1.19연 단위로 이용자 재정부담 보조기관의 보고서를 받아 논의한다.

제114조 우편운영이사회의 회기의 구성

1.총회의 의장이 소집하여 개최하는 최초의 회의에서 우편운영이사회는 이사국 중에서 1명의 의장, 1명의 부의장 및 위원회 의장을 선출하고 그 의사규칙을 정한다.

2.우편운영이사회는 원칙적으로 매년 연합 본부에서 회합한다. 회의 일자와 장소는 관리이사회 의장 및 국제사무국 사무총장의 동의를 받아 우편운영이사회 의장이 정한다.

3.우편운영이사회의 의장 및 부의장과 위원회 의장 및 부의장은 관리위원회를 구성한다. 이 위원회는 우편운영이사회의 매 회의의 업무를 준비ㆍ지휘하고 우편운영이사회가 동 위원회에 위임하기로 결정하는 모든 임무 또는 전략기획 과정에서 발생하는 필요사항을 담당한다.

4.총회에서 채택된 연합의 전략, 특히 연합 상설기관의 전략과 관련된 부분에 기초하여, 우편운영이사회는 총회 후 회기에서 전략 이행을 위한 다수의 전술을 담고 있는 기본업무계획을 작성한다. 공동의 이해에 관한 시사성 있는 주제를 담고 있는 일정 수의 과제를 포함하는 이 기본업무계획은 새로운 현실과 우선순위에 비추어 매년 개정된다.

5.의제가 자문위원회의 관심사항을 포함하고 있는 경우 자문위원회 의장은 우편운영이사회 회의에서 자문위원회를 대표한다.

제115조 옵서버

1.옵서버

1.1두 기관 업무의 효율적인 연락관계를 보장하기 위하여 관리이사회는 우편운영이사회 회의에 옵서버로 참석할 대표를 지정할 수 있다.

1.2우편운영이사회의 회원이 아닌 연합의 회원국과 제105조에 언급된 옵서버 및 임시 옵서버는 우편운영이사회의 본회의 및 위원회 회의에 투표권 없이 참석할 수 있다.

2.원칙

2.1타당한 이유가 있을 경우 우편운영이사회는 참석하는 옵서버 및 임시 옵서버별 참석자 수를 제한할 수 있다. 또한 토의 시 발언권을 제한할 수 있다.

2.2옵서버 및 임시 옵서버는 그들의 요청에 따라, 이사회가 업무의 효율성 및 효과성을 보장하기 위하여 정하는 조건에 따를 것을 전제로, 수행된 연구에 협력하도록 허용될 수 있다. 그들은 또한 그들의 경험이나 전문적 지식이 합당한 경우 실무 연구반 및 프로젝트 팀의 의장으로 초청될 수 있다. 옵서버 및 임시 옵서버의 참여는 연합의 추가적인 경비 없이 수행된다.

2.3예외적인 경우 자문위원회의 회원 및 임시 옵서버는 회의 또는 회의의 일부분에서 제외되거나 회의나 문서의 주제상 기밀유지가 요구되는 경우 문서를 받을 권리가 제한될 수 있다. 이러한 제한은 해당 기관 또는 그 의장이 사안별로 결정할 수 있다. 사안별 상황은 관리이사회에 보고되고, 우편운영이사회의 관심사항이 관련된 경우 우편운영이사회에 보고된다. 필요하다고 간주되는 경우 관리이사회는 적절한 경우 우편운영이사회와 협의하여 추후에 제한을 재검토할 수 있다.

제116조 여행경비의 보상

1. 우편운영이사회에 참여하는 이사국 대표의 여비와 체재비는 그 이사국이 부담한다. 다만, 총회 중 개최되는 회의를 제외하고 국제연합이 작성한 목록에 따라 불리하다고 고려되는 각 이사국 대표는 2등 왕복 항공여비나 1등 왕복 철도여비, 또는 비용총액이 2등 왕복 항공여비를 초과하지 아니할 것을 조건으로 그 밖의 다른 교통수단에 의한 여비를 보상받을 자격이 있다.

제117조 우편운영이사회 활동에 관한 정보

1. 우편운영이사회는 매 회기 후 특히 요약기록, 결의 및 결정사항을 회원국과 그 지정우편사업자, 지역우편연합 및 자문위원회 회원에게 보냄으로써 동 이사회의 활동을 알린다.

2. 우편운영이사회는 관리이사회에 제출할 연간 업무보고서를 작성한다.

3. 우편운영이사회는 총회에 대하여 제152조에 규정된 이용자 재정부담 보조기관에 대한 보고서를 포함하여 그 업무에 관한 종합보고서를 작성하여 늦어도 총회 개최 2개월 전에 연합 회원국, 그 지정우편사업자 및 자문위원회 회원에게 송부한다.

제4장 자문위원회

제118조 자문위원회의 목적

1. 자문위원회의 목적은 폭넓은 국제우편 분야의 이익을 대표하고 이해관계자 간의 효과적인 의견교환 체제를 제공하는 것이다.

제119조 자문위원회의 구성

1.자문위원회는 다음으로 구성된다.

1.1고객을 대표하는  비정부 기구, 배달서비스 제공자, 근로자 단체, 우편업무분야에 상품과 서비스를 제공하는 공급자 및 연합의 임무와 목표를 후원하는 데 있어서 이해관계를 갖는 개인 및 회사의 동종 조직. 이러한 조직은 등록되는 경우 연합의 회원국 내에서 등록되어야 한다.

1.2관리이사회 회원 중에서 관리이사회가 지정한 회원

1.3우편운영이사회 회원 중에서 우편운영이사회가 지정한 회원

2. 자문위원회의 운영비용은 연합과 관리이사회가 결정한 위원회 회원이 분담한다.

3. 자문위원회 회원은 보수 또는 그 밖의 어떠한 보상도 받지 아니한다.

제120조 자문위원회 회원

1.관리이사회와 우편운영위원회가 지정한 회원과는 별도로 자문위원회 회원 자격은 관리이사회가 제정하고 제107조제1.30항에 따라 수행되는 신청 및 승인 과정을 통하여 결정된다.

2.자문위원회의 각 회원은 각각의 대표를 임명한다.

제121조 자문위원회의 기능

1. 자문위원회는 다음 기능을 수행한다.

1.1관리이사회와 우편운영이사회의 문서와 보고서를 검토한다. 예외적 상황에서 회의나 문서의 주제상 기밀유지가 요구되는 경우 특정 원문 및 문서를 받을 권리가 제한될 수 있다. 이러한 제한은 해당 기관 또는 의장이 사안별로 결정할 수 있다. 사안별 상황은 관리이사회에 보고되고, 우편운영이사회의 관심사항이 관련된 경우 우편운영이사회에 보고된다. 필요하다고 간주되는 경우 관리이사회는 적절한 경우 우편운영이사회와 협의하여 추후에 제한을 재검토할 수 있다.

1.2자문위원회 회원에게 중요한 쟁점에 대하여 연구를 수행하고 이에 기여한다.

1.3우편업무분야에 영향을 미치는 쟁점을 고려하여 그러한 쟁점에 대한 보고서를 발행한다.

1.4보고서와 권고사항을 제출하고 관리이사회와 우편운영이사회의 요청에 따라 의견을 표명하는 것을 포함하여 두 이사회의 업무에 정보를 제공한다.

1.5관리이사회의 승인, 그리고 우편운영이사회의 관심사항이 관련된 경우 우편운영이사회의 검토와 의견에 따를 것을 조건으로 총회에 권고를 제출한다.

제122조 자문위원회의 조직

1. 자문위원회는 각 총회 후 관리이사회가 확립한 체제에 따라 조직을 재구성한다. 관리이사회 의장은 자문위원회 의장을 선출하는 자문위원회의 조직회의를 주재한다.

2.자문위원회는 연합의 기본 원칙을 고려하고, 우편운영이사회와 협의 후 관리이사회의 동의를 조건으로, 자문위원회 내부조직을 결정하고 자체 의사규칙을 작성한다.

3.자문위원회는 매년 1회 회합한다. 원칙적으로 회의는 우편운영이사회의 회의와 동시에 연합 본부에서 개최된다. 각 회의의 날짜와 장소는 관리이사회와 우편운영이사회 의장과 국제사무국의 사무총장의 동의하에 자문위원회 의장이 정한다.

제123조 관리이사회, 우편운영이사회, 총회에서 자문위원회의 대표

1. 연합 기관과의 효율적인 연락관계를 보장하기 위하여 자문위원회는 총회, 관리이사회, 우편운영이사회 및 각 위원회 회의에 투표권 없이 옵서버로서 참석할 대표를 지정할 수 있다.

2.자문위원회 회원은 제105조에 따라 관리이사회와 우편운영이사회의 본회의와 위원회 회의에 참석하도록 초청받는다. 또한 그들은 제109조제2.2항 및 제115조제2.2항에 정해진 조건에 따라 프로젝트 팀과 작업그룹의 업무에도 참여할 수 있다.

3. 관리이사회의 의장과 우편운영이사회의 의장은 자문위원회 회의의 의제가 각 기관의 관심사항을 포함하고 있는 경우 자문위원회 회의에서 각자의 기관을 대표한다.

제124조 자문위원회 옵서버

1.연합의 다른 회원국과 제105조에 언급된 옵서버 및 임시 옵서버는 투표권 없이 자문위원회 회기에 참여할 수 있다.

2.타당한 이유가 있을 경우 자문위원회는 참여하는 옵서버 및 임시 옵서버별 참석자 수를 제한할 수 있다. 또한 토의 시 발언권을 제한할 수 있다.

3.예외적인 경우 옵서버 및 임시 옵서버는 회의 또는 회의의 일부분에서 제외되거나 회의나 문서의 주제상 기밀유지가 요구되는 경우 문서를 받을 권리가 제한될 수 있다. 이러한 제한은 해당 기관 또는 그 의장이 사안별로 결정할 수 있다. 사안별 상황은 관리이사회에 보고되고, 우편운영이사회의 관심사항이 관련된 경우 우편운영이사회에 보고된다. 필요하다고 간주되는 경우 관리이사회는 적절한 경우 우편운영이사회와 협의하여 추후에 제한을 재검토할 수 있다.

제125조 자문위원회 활동에 관한 정보

1. 자문위원회는 매 회기 후 특히 회의록 요약과 권고사항 및 의견을 관리이사회와 우편운영이사회 의장에게 보냄으로써 동 위원회의 활동을 관리이사회와 우편운영이사회에 알린다.

2. 자문위원회는 우편운영이사회용 사본과 함께 연간 활동보고서를 관리이사회에 제출한다. 이 보고서는 제111조에 따라 연합 회원국, 그 지정우편사업자 및 지역우편연합에게 제공되는 관리이사회의 문서에 포함된다.

3. 자문위원회는 총회에 대하여 그 업무에 관한 종합보고서를 작성하여 늦어도 총회 개최 2개월 전에 회원국과 그 지정우편사업자에게 송부한다.

제2편 국제사무국

제1장 사무총장과 사무차장 선출 및 직무

제126조 국제사무국 사무총장과 사무차장의 선출

1. 국제사무국의 사무총장과 사무차장은 총회가 선출하며 임기는 총회와 총회 사이 기간 4년을 최단으로 한다. 그들의 임기는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 총회가 달리 결정하지 아니하는 한, 이들의 취임일은 총회 개최년도의 다음 해 1월 1일로 한다.

2. 국제사무국 사무총장은 늦어도 총회 개최 7개월 전에 회원국 정부에 안내문을 송부하여 사무총장과 사무차장 후보자 신청이 있는 경우 신청서를 제출하도록 권고하며, 동시에 재임 사무총장과 사무차장이 재출마를 희망하는지 여부도 알린다. 신청서는 이력서를 첨부하여 늦어도 총회 개최 2개월 전에 국제사무국에 제출되어야 한다. 후보자는 신청서를 제출하는 회원국의 국민이어야 한다. 국제사무국은 총회에 대비하여 선거관련 문서를 준비한다. 사무총장 및 사무차장 선거는 비밀투표로 하며 사무총장 선거를 우선으로 한다.

3. 사무총장직이 공석이 되는 경우 사무차장이 사무총장의 임기만료 때까지 그의 직무를 대행한다. 사무차장은 그의 첫 임기가 전차 총회에서 1차 연장되지 아니하였고 그가 사무총장직에 후보로 간주되는 데 대하여 관심을 표명하는 경우 사무총장의 선거에 피선거권이 있으며 자동적으로 후보로 수락된다.

4. 사무총장과 사무차장 직이 동시에 공석이 되는 경우 관리이사회는 공석 사실을 통보 후 접수된 후보신청서를 기초로, 다음 총회까지 임기를 맡을 사무차장을 선출한다. 후보신청서의 제출에 관하여는 제2항을 유추 적용한다.

5. 사무차장직이 공석이 되는 경우 사무총장의 제청으로 관리이사회는 국제사무국의 D 2급 이사 중 1명을 지명하여 다음 총회까지 사무차장의 직무를 대행하도록 한다.

제127조 사무총장의 직무

1. 사무총장은 국제사무국을 조직, 관리 및 지휘하며, 국제사무국의 법적 대표자이다.

2. 직위분류, 임명 및 승진과 관련하여,

2.1사무총장은 G 1급부터 D 2급까지로 직위를 분류하고 그 직급에 직원을 임명하고 승진시키는 권한을 부여받는다.

2.2P 1급부터 D 2급까지의 직원을 임명함에 있어서, 사무총장은 지역과 언어에 관한 공평한 지리적 배분을 참작하여, 후보자가 자국민이거나 그 국가에서 직업 활동을 수행하는 회원국이 추천한 후보자의 전문적인 자격을 고려한다. D 2급 직위는 국제사무국의 효율성을 최우선으로 고려하고 가능한 한 서로 다른 지역 출신으로 사무총장과 사무차장의 출신지역 이외 지역의 후보로 충원한다. 특별한 자격을 요하는 직위의 경우에 사무총장은 외부로부터 신청을 받을 수 있다.

2.3그는 또한 새로운 직원의 임명을 위해서는 D 2급, D 1급 및 P 5급 직원은 원칙적으로 연합의 서로 다른 회원국의 국민이어야 한다는 것을 고려한다.

2.4그는 국제사무국 직원의 D 2급, D 1급 및 P 5급으로의 승진에 대해서는 제2.3항과 같은 원칙을 적용하여야 하는 것은 아니다.

2.5공평한 지리적 배분 및 언어 배분 요건은 채용과정에서 실력보다 후순위로 한다.

2.6사무총장은 매년 1회 P 4급부터 D 2급의 임명이나 승진을 관리이사회에 통보한다.

3. 또한 사무총장은 다음의 직무를 수행한다.

3.1연합 조약의 기탁처 및 연합의 자동 가입 및 승인 가입과 탈퇴 절차상의 중계자의 역할을 수행한다.

3.2총회가 채택한 결정을 모든 회원국 정부에 통보한다.

3.3우편운영이사회가 제정 또는 개정한 규칙을 모든 회원국과 그 지정사업자에 통보한다.

3.4연합의 요건에 부합하는 가능한 한 최저수준으로 연합의 연간 예산안을 편성하고 그 심의를 위하여 적당한 시기에 관리이사회에 제출한다. 관리이사회의 승인을 얻은 후 연합 회원국에 예산을 통보하고 이를 집행한다.

3.5연합의 기관이 요청한 특정 활동 및 조약에 의하여 그에게 부여된 활동을 수행한다.

3.6수립된 정책 및 이용가능한 자금의 범위 내에서, 연합의 기관이 정한 목표달성을 위한 조치를 한다.

3.7관리이사회 또는 우편운영이사회에 건의 및 제안을 제출한다.

3.8총회 폐회 후 우편운영이사회의 의사규칙에 따라, 총회 결정의 결과로 요구되는 규정 변경에 관한 제안을 우편운영이사회에 제출한다.

3.9관리이사회를 위하여 그리고 이사회의 지침에 근거하여, 총회에 제출할 연합 전략 초안을 작성한다.

3.10전차 총회가 승인한 연합 전략에 대한 회원국의 이행에 대하여 다음 총회에 제출할 4년 주기 보고서를 관리이사회의 승인을 위하여 작성한다.

3.11연합의 대표성을 보장한다.

3.12다음의 관계에서 중개자의 역할을 수행한다.

3.12.1 만국우편연합과 지역우편연합

3.12.2 만국우편연합과 국제연합

3.12.3 만국우편연합과 그 활동이 연합과 이해관계가 있는 국제기구

3.12.4 만국우편연합과 동 연합의 기관이 그 업무를 협의하거나 제휴하기를 원하는 국제기구, 협회 또는 기업

3.13연합 기관의 사무국장의 직무를 맡으며, 이 자격으로 이 총칙의 특별규정을 고려하여 특히 다음 사항을 감독한다.

3.13.1 연합 기관 업무의 준비와 조직

3.13.2 문서, 보고서 및 회의록의 준비, 발간 및 배부

3.13.3 연합 기관의 회의에서 사무국의 기능

3.14연합 기관의 회의에 참석하고, 투표권 없이 논의에 참여하며 대리인을 참석하게 할 수도 있다.

제128조 사무차장의 직무

1. 사무차장은 사무총장을 보좌하며 그에 대하여 책임을 진다.

2. 사무총장이 부재중이거나 직무를 수행할 수 없을 경우, 사무차장은 사무총장의 역할을 대행한다. 이는 제126조제3항에 언급된 것과 같이 사무총장직이 공석인 경우에도 동일하게 적용된다.

제2장 연합 기관과 자문위원회의 사무국

제129조 일반사항

1. 연합 기관과 자문위원회의 사무국은 사무총장의 책임 하에 국제사무국이 제공한다.

제130조 연합 기관의 문서 준비 및 배포

1. 국제사무국은 각 회기 시 발행되는 모든 문서를 만국우편연합 웹사이트에서 조회가 가능하도록 한다. 국제사무국은 또한 만국우편연합 웹사이트에 효과적인 알림 기능을 통하여 새로운 전자문서가 게시되었음을 표시한다.

제131조 회원국 목록 (헌장 제2조)

1. 국제사무국은 연합 회원국의 분담등급, 지역그룹 및 만국우편연합 조약에 대한 지위를 나타내는 연합 회원국 목록을 작성하며, 이를 최신 상태로 유지한다.

제132조 정보, 의견, 조약의 설명과 개정 요청, 조사, 정산에서의 역할

(헌장 제20조, 총칙 제139조, 제140조, 제143조)

1. 국제사무국은 관리이사회, 우편운영이사회, 회원국 및 그 지정우편사업자로부터 업무관련 문제에 대하여 필요한 정보제공 요청을 받았을 경우 언제든지 이에 응한다.

2. 국제사무국은 특히 국제우편업무의 각종 관심 정보자료를 수집, 정리, 발행 및 배부하며, 분쟁 중인 문제에 관련된 당사자의 요청에 따라 그 문제에 관한 의견을 제시하고, 연합 조약 설명과 개정에 관한 요청을 처리하며, 일반적으로 그러한 조약에 의하여 부여되거나 연합을 위하여 언급될 수 있는 연구 및 편찬 또는 기록에 관한 업무를 수행한다.

3. 국제사무국은 또한 회원국과 그 지정우편사업자가 어떤 특정문제에 대하여 다른 회원국과 지정우편사업자의 의견을 알기 위하여 요청한 조사를 수행한다. 조사의 결과는 표결의 성격을 갖지 아니하며, 공식적인 구속력을 지니지 아니한다.

4. 국제사무국은 우편업무에 관한 모든 종류의 정산에 있어서 정산기관의 역할을 수행할 수 있다.

5. 국제사무국은 연합의 조약이나 결정으로부터 발생하는 의무를 수행하기 위하여 회원국 및/또는 그 지정우편사업자가 제공한 상업적 데이터의 기밀과 보안을 보장한다.

제133조 기술협력 (헌장 제1조)

1. 국제사무국은 국제기술협력의 틀 내에서 모든 형태의 우편기술 지원을 발전시킨다.

제134조 국제사무국이 공급하는 서식 (헌장 제20조)

1. 국제사무국은 국제반신우표권을 제조하여 이를 주문하는 회원국 또는 그 지정우편사업자에게 제조원가로 공급할 책임이 있다.

제135조 지역우편연합의 조약과 특별협정 (헌장 제8조)

1. 헌장 제8조에 따라 체결된 지역우편연합의 조약과 특별협정의 사본 2부를 그 연합의 사무국이 국제사무국에 송부하거나, 그렇게 하지 못하는 경우 체약 당사자 중 하나가 국제사무국에 송부한다.

2. 국제사무국은 지역우편연합의 조약과 특별협정이 연합의 조약에서 규정하는 조건보다 대중에게 불리한 조건을 포함하지 아니하도록 살핀다. 국제사무국은 이 규정의 적용을 통하여 발견한 모든 위반사항을 관리이사회에 통보한다.

3. 국제사무국은 앞서 언급된 지역우편연합과 특별협정의 존재를 회원국과 그 지정우편사업자에게 통보한다.

제136조 연합의 정기간행물

1. 국제사무국은 사용 가능한 문서를 활용하여 아랍어, 중국어, 영어, 프랑스어, 독일어, 러시아어 및 스페인어로 정기간행물을 발간한다.

제137조 연합업무에 관한 연간 보고서 (헌장 제20조, 총칙 제107조제1.24항)

1. 국제사무국은 연합업무에 관한 연간 보고서를 작성하여 관리이사회 관리위원회의 승인을 얻은 후 회원국 및/또는 지정우편사업자, 지역우편연합 및 국제연합에 송부한다.

제3편  제안의 제출과 검토, 채택된 결정의 통보, 규칙 및 그 밖의 채택된 결정의 발효

제138조 제안의 총회 제출 절차 (헌장 제29조)

1. 제2항 및 제5항에 규정된 예외에 따를 것을 조건으로, 회원국이 모든 종류의 제안을 총회에 제출하는 데에는 다음 절차가 적용된다.

1.1.적어도 총회 개최일 6개월 전에 국제사무국에 도착되어야 접수한다.

1.2총회 개최일 전 6개월의 기간 중에는 제안 초안은 접수하지 아니한다.

1.3.총회 개최일 전 6개월과 4개월 사이에 국제사무국에 도착하는 본질적인 사안에 대한 제안은 적어도 2개 회원국이 이를 지지하지 아니하는 한 접수하지 아니한다.

1.4총회 개최일 전 4개월과 2개월 사이에 국제사무국에 도착하는 본질적인 사안에 대한 제안은 적어도 8개 회원국이 이를 지지하지 아니하는 한 접수하지 아니한다. 그보다 늦게 도착하는 제안은 더 이상 접수하지 아니한다.

1.5.지지선언은 선언이 언급하는 제안과 동일한 기간 내에 국제사무국에 도착하여야 한다.

2. 헌장 또는 총칙에 관한 제안은 늦어도 총회 개최 6개월 전에 국제사무국에 도착하여야 한다. 그 이후부터 총회 개최 전까지 접수된 제안은 총회에 참석한 회원국 3분의 2 의 찬성에 의하여 총회가 결정하는 경우 및 제1항에 규정된 조건이 충족되는 경우에 한하여 심의된다.

3. 원칙적으로 모든 제안은 단 하나의 목적만을 지니며 그 목적에 의하여 정당화되는 개정사항만을 포함한다. 마찬가지로, 연합에 대하여 상당한 비용을 발생하게 하는 각 제안은 동 제안을 제출하는 회원국이 국제사무국과 협의하여 마련한 재정적 영향에 관한 내용을 첨부하여 동 제안의 이행을 위하여 필요한 재원이 정해 질 수 있도록 한다.

4. 제안 초안은 이를 제출하는 회원국이 "제안 초안"이라는 제목을 붙이며, "R"자가 붙은 번호에 따라 국제사무국이 발간한다. 이러한 표시가 되어있지 아니하나 국제사무국의 의견상 편집에만 관계되는 제안이면 이에 적절한 주석을 붙여 발간한다. 국제사무국은 총회에 대비하여 이러한 제안목록을 작성한다.

5. 제1항과 제4항에 규정된 절차는 총회 의사규칙에 관한 제안이나 이미 제출된 제안에 대한 수정에는 적용하지 아니한다.

제139조 총회와 총회 사이 기간의 협약 또는 협정을 개정하는 제안 제출절차

1. 협약과 협정에 관하여 회원국이 총회와 총회 사이 기간에 제출하는 모든 제안이 심의대상이 되기 위해서는 적어도 2개의 다른 회원국의 지지를 얻어야 한다. 그러한 제안은 국제사무국이 동시에 필요한 수의 지지선언을 접수하지 아니하는 경우 무효가 된다.

2. 이 제안은 국제사무국을 통하여 다른 회원국에 송부된다.

제140조 총회와 총회 사이 기간의 협약 또는 협정을 개정하는 제안 검토

1. 협약, 협정 및 그 최종의정서에 관한 모든 제안은 다음 절차에 따른다. 회원국이 국제사무국에 제안을 제출한 경우 국제사무국은 검토를 위하여 제안을 모든 회원국에 송부한다. 회원국은 제안을 검토하고 국제사무국으로 소견을 송부하는 기간으로 2개월이 허용된다. 수정은 인정되지 아니한다. 2개월이 경과하면, 국제사무국은 접수된 모든 의견을 회원국에 송부하고 각 회원국이 제안에 대한 찬반 여부를 투표하도록 한다. 2개월의 기간 내에 투표를 하지 아니한 회원국은 기권한 것으로 간주한다. 앞서 언급된 기간은 국제사무국의 회람일부터 기산한다.

2. 제안이 협정 또는 그 최종의정서에 관계되는 경우 그 협정의 당사자인 회원국만이 제1항에 규정된 절차에 참여할 수 있다.

제141조 총회 결정에 따른 새로운 규칙 작성과 관련한 제안의 우편운영이사회 제출 절차

1. 만국우편협약 규칙과 우편송금업무협정의 규칙은 총회 결정에 따라 우편운영이사회가 제정한다.

2. 협약 또는 우편송금업무협정 개정 제안에 따른 제안은 관련된 총회 제안과 동시에 국제사무국에 제출되어야 한다. 이 제안은 다른 회원국의 지지 없이 단일 회원국이 제출할 수 있다. 그러한 제안은 늦어도 총회 개최 1개월 전에 모든 회원국에 배부한다.

3. 총회 이후 6개월 이내의 새로운 규칙의 준비과정에서 우편운영이사회 심의를 위한 규칙에 관한 다른 제안은 적어도 총회 개최 2개월 전에 국제사무국에 제출한다.

4. 총회 결정의 결과로 요구되는 규칙 변경에 관하여 회원국이 제출하는 제안은 적어도 우편운영이사회 개최 2개월 전 국제사무국에 도착해야 한다. 그러한 제안은 적어도 우편운영이사회 개최 1개월 전에 모든 회원국과 그 지정우편사업자에게 배부한다.

제142조 우편운영이사회에 의한 규칙의 개정

1. 규칙 개정을 위한 제안은 우편운영이사회에서 처리한다.

2. 규칙을 개정하기 위한 모든 제안의 제출은 회원국의 지지를 요하지 아니한다.

3. 우편운영이사회가 그 긴급한 필요성에 동의하지 아니하는 한 그러한 제안은 심의되지 아니한다.

제143조 총회와 총회 사이 기간에 채택된 결정의 통보 (헌장 제29조, 총칙 제139조, 제140조, 제142조)

1. 협약, 협정 및 그 최종의정서의 개정은 국제사무국 사무총장이 회원국 정부에 보낸 통보로써 확정된다.

2. 국제사무국은 우편운영이사회에 의한 규칙 및 그 최종의정서의 개정을 회원국과 그 지정우편사업자에게 통보한다. 이는 협약 제38조제3.2항 및 협정의 해당 규정에 언급된 해석에 대해서도 동일하게 적용된다.

제144조 총회와 총회 사이 기간에 채택된 규칙 및 그 밖의 결정의 발효

1. 규칙은 총회가 정하는 조약과 동일한 일자에 발효되고 동일한 기간 동안 효력을 가진다.

2. 제1항의 규정에 따를 것을 조건으로, 총회와 총회 사이 기간에 채택된 연합 조약의 개정에 관한 결정은 그 통보 후 적어도 3개월 후에 효력이 발생한다.

제4편  재정

제145조 연합의 경비 책정 (헌장 제21조)

1. 제2항부터 제6항까지의 규정에 따를 것을 조건으로, 연합 기관의 활동에 관련된 연간 경비는 2013년부터 2016년까지 37,235,000 스위스 프랑을 초과할 수 없다.

2. 다음 총회소집에 관련된 경비(사무국 여비, 운송료, 동시통역시설 설치비, 총회기간 중의 문서발간비 등)는 2,900,000 스위스 프랑의 한도액을 초과하지 아니한다.

3. 관리이사회는 국제연합이 제네바에 근무하는 그 직원에게 적용하기 위하여 승인한 봉급액, 연금기여금 또는 직책조정수당을 포함한 수당의 인상을 고려하여 제1항 및 제2항에 규정된 한도액을 초과할 수 있는 권한을 가진다.

4. 관리이사회는 또한 스위스 소비자 물가지수에 기초하여 직원과 관련한 지출이외의 경비를 매년 조정할 권한을 가진다.

5. 제1항에도 불구하고, 관리이사회 또는 극도로 긴급한 경우 사무총장이 주요하고 예측하지 못한 국제사무국의 건물수리비를 충당하기 위하여 그 증가액이 연 125,000 스위스 프랑을 초과하지 아니할 것을 조건으로 위 한도액을 초과하도록 승인할 수 있다.

6. 제1항 및 제2항에서 승인된 경비가 연합의 원활한 운영을 보장하는 데 불충분한 것으로 나타날 경우, 이 한도액은 연합 회원국의 과반수 승인을 얻는 경우에 한하여 초과될 수 있다. 모든 협의는 그러한 요청을 정당화하는 사실에 관한 완전한 설명을 포함한다.

제146조 회원 분담금 규정

1. 연합을 탈퇴하는 국가뿐만 아니라 연합에 가입 또는 연합 회원의 지위가 승인된 국가는 그들의 가입이나 탈퇴 효력이 발생하는 연도의 전체 연도분에 대한 분담금을 지불한다.

2. 회원국은 관리이사회에서 정한 예산을 기초로 연합의 연간경비에 대한 자국의 분담금을 미리 지불한다. 이러한 분담금은 동 예산 회계 연도 개시일 이전에 지불한다. 이 일자를 경과하면 4번째 달부터 연 6퍼센트의 이자가 더해진다.

3. 이자를 제외하고 회원국이 연합에 납부하는 의무분담금 연체금액이 해당 회원국의 이전 2년의 회계 연도 분담금액과 같거나 이를 초과하는 경우, 그 회원국은 관리이사회가 정한 방식에 따라서 다른 회원국에 대한 해당 회원국의 채권의 전부 또는 일부를 최종적으로 연합에 위임할 수 있다. 이 채권의 위임 조건은 회원국, 회원국의 채권자/채무자 및 연합이 합의하여 정한다.

4. 법적인 또는 다른 이유로 그러한 위임을 할 수 없는 회원국은 연체금 상환계획을 결정하여야 한다.

5. 예외적인 상황을 제외하고는 연합에 납부하는 의무분담금 연체금 상환은 10년을 초과하여 연장할 수 없다.

6. 예외적인 상황에서 관리이사회는 회원국이 연체채무 원금 총액을 지불한 경우 이자의 전부 또는 일부를 면제할 수 있다.

7. 회원국은 또한 연체계정에 대하여 관리이사회가 승인한 연체금 상환계획의 범위 내에서 연체 또는 가산되는 이자의 전부 또는 일부를 면제받을 수 있다. 그러나 그러한 면제는 최장 10년의 합의된 기간 내에 연체금 상환계획의 완전하고 정확한 이행을 조건으로 한다.

8. 제3항부터 제7항까지의 규정은 국제사무국이 언어그룹에 속한 회원국에 부과하는 번역비용에 유추하여 적용한다.

제147조 재정의 부족

1. 연합의 재정 부족에 대처하기 위하여 유보금이 마련된다. 그 금액은 관리이사회가 정한다. 기금은 주로 예산잉여분으로 유지되며, 예산의 수지균형을 맞추거나 회원국의 분담금을 낮추는 데에도 사용될 수 있다.

2. 연합의 일시적인 재정 부족의 경우, 스위스 연방정부는 상호합의에 의하여 결정되는 조건에 따라, 필요한 단기 선불을 연합에 한다.

제148조 부기와 회계업무 감독

1. 스위스 연방 정부는 총회가 정한 경비한도 내에서 국제사무국의 부기와 회계업무를 무료로 감독한다.

제149조 자동 제재

1. 제146조제3항에 규정된 위임을 할 수 없고 제146조제4항에 따라 국제사무국이 제시한 상환계획 제출에 동의하지 아니하거나 그러한 계획을 이행하지 아니하는 회원국은 자동적으로 총회와 관리이사회 및 우편운영이사회 회의에서 투표권을 상실하며 이러한 2개의 이사회의 회원국 자격이 더 이상 유효하지 아니하다.

2. 자동 제재는 회원국이 연합에 납부하는 의무분담금 연체액 원금과 이자를 납부하거나 연체금 상환계획을 제출하는 데 동의하는 즉시 당연히 철회된다.

제150조 분담 등급 (헌장 제21조, 총칙 제131조, 제145조, 제146조, 제147조 및 제148조)

1. 회원국은 그 국가가 속하는 분담등급에 따라 연합 경비의 지불에 기여한다. 이 등급은 아래와 같다.

- 50단위 등급

- 45단위 등급

- 40단위 등급

- 35단위 등급

- 30단위 등급

- 25단위 등급

- 20단위 등급

- 15단위 등급

- 10단위 등급

- 5단위 등급

- 3단위 등급

- 1단위 등급

- 0.5단위 등급, 국제연합이 열거하는 최저개발국과 관리이사회가 지정한 그 밖의 국가를 위하여 정해진 등급

2. 제1항에 열거된 분담등급에도 불구하고, 총회와 총회 사이를 최단기로 하는 기간 동안 어느 회원국이나 자국이 속한 분담등급에 상응하는 것보다 높은 단위를 부담하는 것을 선택할 수 있다. 변경 선언은 늦어도 총회에서 이루어진다. 총회와 총회 사이 마지막 시점에서 회원국이 더 높은 단위 분담을 유지하기로 결정하지 아니하는 한 자동적으로 원래의 분담등급으로 돌아간다. 추가의 분담금 지불은 그에 상응하게 비용을 인상할 것이다.

3. 회원국은 헌장 제21조제4항에 규정된 절차에 따라 연합에의 승인 가입 또는 자동 가입과 동시에 상기 분담등급 중 하나에 속한다.

4. 회원국은 적어도 총회 개최 2개월 전까지 국제사무국에 변경을 요청할 것을 조건으로 이후에 더 낮은 분담등급으로 변경할 수 있다. 총회는 이러한 분담등급 변경 요청에 대한 구속력이 없는 의견을 낸다. 회원국은 총회 의견을 따를 것인지를 자유롭게 결정한다. 회원국의 최종 결정은 총회 종료 이전에 국제사무국에 전달된다. 이러한 변경요청은 총회가 작성하는 재정규정의 발효일에 효력이 발생한다. 요구된 기한 내에 분담등급 변경의사를 통보하지 아니한 회원국은 당시 속해 있는 등급을 유지한다.

5. 회원국은 한 번에 한 등급을 초과하여 인하하는 것을 주장할 수 없다.

6. 그럼에도 불구하고, 국제적인 원조 프로그램을 요하는 천재지변과 같은 예외적인 경우, 관리이사회는 회원국의 요청이 있을 때, 그 회원국이 원래 선택한 분담등급을 더 이상 유지할 수 없음을 입증하는 경우, 총회와 총회 사이 1회에 한하여 일시적으로 분담등급 인하를 허용할 수 있다. 또한 동일한 상황에서 관리이사회는 1단위 등급에 속하는, 최빈개발도상국이 아닌 국가를 일시적으로 0.5단위 등급으로 인하하는 것을 허용할 수 있다.

7. 관리이사회는 제6항의 적용에 따른 일시적인 분담등급 인하를 최고 2년 동안 또는 차기 총회까지 중 더 이른 때까지 허용할 수 있다. 정해진 기간이 만료되면 해당 국가는 자동적으로 원래의 분담등급으로 복귀한다.

8. 제4항 및 제5항의 규정에도 불구하고 상위등급으로의 변경은 어떠한 제한도 받지 아니한다.

제151조 국제사무국으로부터의 공급품에 대한 대금 지불 (총칙 제134조)

1. 국제사무국이 회원국과 그 지정우편사업자에 대하여 제공하는 유상공급품은 가능한 한 조속히 그리고 늦어도 사무국이 청구서를 발송한 달의 다음 달의 1일부터 기산하여 6개월 내에 지불된다. 그 기간이 경과하면 그 기간이 만료한 날부터 기산하여 연 5퍼센트의 이자가 더해진다.

제152조 이용자 재정부담 보조기관의 조직

1. 관리이사회의 승인을 조건으로, 우편운영이사회는 헌장 제18조에 따른 권한 범위 내에 해당하는 운영, 상업, 기술, 경제 활동을 조직하기 위하여, 자발적으로 재정을 부담하는 다수의 이용자 재정부담 보조기관을 둘 수 있으며, 이는 정규예산으로부터 지원받을 수 없다.

2. 우편운영이사회 산하 기관 신설 시, 우편운영이사회는 정부 간 기구로서의 만국우편연합의 기본 규정과 원칙을 충분히 고려하여 기관 규범의 기본 구조를 결정하고, 승인을 위하여 이를 관리이사회에 제출한다. 기본 구조는 다음의 요소를 포함한다.

2.1권한

2.2참여하는 회원의 범주를 포함한 구성원

2.3내부 구조 및 다른 만국우편연합 기관과의 관계를 포함하는 의사결정 규칙

2.4투표 및 선출 원칙

2.5자금조달 (가입비, 사용료 등)

2.6사무국의 구성 및 관리 구조

3. 각각의 이용자 재정부담 보조기관은 우편운영이사회가 결정하고 관리이사회가 승인한 기본 구조 내에서 자율적으로 자신의 활동을 조직하며, 활동에 대한 연간 보고서를 준비하여 우편운영이사회의 승인을 받는다.

4. 관리이사회는 이용자 재정부담 보조기관이 정규예산에 기여하여야 하는 지원비용과 관련된 규칙을 수립하고 이를 만국우편연합 재무 규정에 게재한다.

5. 국제사무국의 사무총장은 이용자 재정부담 보조기관을 위하여 채용된 직원에게 적용되는, 관리이사회가 승인한 직원 복무규정에 따라 이 보조기관의 사무국을 운영한다.

6. 이 조에 따라 설립된 이용자 재정부담 보조기관과 관련된 정보는 그 설립 이후 총회에 보고된다.

제5편  중재

제153조 중재절차 (헌장 제32조)

1. 회원국 간의 분쟁이 중재에 의하여 해결되어야 할 경우, 각 회원국은 분쟁의 내용을 서면으로 상대방에게 통지하고, 중재 개시 통보로써 중재를 개시하기를 희망함을 알려야 한다.

2. 분쟁이 운영상 또는 기술적 성격의 문제와 관련된 경우, 각 회원국은 각자의 지정우편사업자가 다음 항에 규정된 절차에 따른 조치를 하도록 요청하고 그러한 권한을 지정우편사업자에게 위임할 수 있다. 관련 회원국은 절차 및 결과의 진전사항을 통보받는다. 각각의 회원국 또는 지정우편사업자는 이하부터 "중재 당사자"로 칭한다.

3. 중재 당사자는 1명 또는 3명의 중재자를 임명한다.

4. 중재 당사자가 3명의 중재자를 임명할 경우, 각 당사자는 제2항에 따라, 중재자로서 행동할, 분쟁에 직접적으로 관련되지 아니한 회원국 또는 지정우편사업자를 선택한다. 다수 회원국 및/또는 지정우편사업자가 공동으로 나설 경우 이 규정의 목적상 오직 단일 당사자로 간주한다.

5. 당사자가 3명의 중재자를 임명하는 데 동의하는 경우 세 번째 중재자는 당사자로부터 상호 동의를 얻어야 하며, 회원국이나 지정우편사업자로부터 임명될 필요는 없다.

6. 분쟁이 협정 중 하나에 관련된 경우 그 협정의 당사자인 회원국 중에서만 중재자를 지정할 수 있다.

7. 중재 당사자는 1명의 단일 중재자를 임명하는 데 공동으로 동의할 수 있으며, 이 중재자는 회원국이나 지정우편사업자로부터 임명될 필요는 없다.

8. 중재 당사자의 한쪽 또는 양쪽 당사자가 중재 시작 통보 3개월 내에 하나 또는 복수의 중재자를 임명하지 아니하는 경우 국제사무국은 요청을 받아 불이행 회원국에게 중재자 임명을 요구하거나 직접 중재자를 임명한다. 국제사무국은 당사자가 상호 달리 요청하지 아니하는 한 숙의과정에 관여하지 아니할 것이다.

9. 중재 당사자는 하나 또는 복수의 중재자가 결정을 내리기 이전에 언제라도 상호간 분쟁 조정에 합의할 수 있다. 철회는 당사자가 그러한 합의에 도달한 이후 10일 이내에 서면으로 국제사무국에 통보되어야 한다. 당사자가 중재 절차의 철회에 동의하는 경우, 하나 또는 복수의 중재자는 사안에 대한 결정 권한을 잃는다.

10.하나 또는 복수의 중재자는 제출된 사실과 증거를 바탕으로 분쟁에 대한 결정을 내리도록 요구된다. 분쟁에 관련된 모든 정보는 중재 당사자 및 하나 또는 복수의 중재자 모두에 통보되어야 한다.

11.하나 또는 복수의 중재자의 결정은 다수결로 정하고 중재 개시 통보일 이후 6개월 내에 국제사무국과 중재 당사자에게 통보된다.

12.중재과정은 기밀로 하며, 중재 당사자에게 결정을 전달한 후 10일 내에 분쟁 및 결정에 대한 간단한 요약만 서면으로 국제사무국에 통지된다.

13.하나 또는 복수의 중재자 결정은 최종적인 것으로 당사자를 구속하며, 이에 대하여 항소할 수 없다.

14.중재 당사자는 하나 또는 복수의 중재자 결정을 지체 없이 이행한다. 중재절차의 개시와 준수를 위하여 회원국이 지정우편사업자에게 권한을 위임한 경우, 회원국은 지정우편사업자가 하나 또는 복수의 중재자 결정을 이행하도록 보장할 책임이 있다.

제6편  연합 내 언어의 사용

제154조 국제사무국의 공식 언어

1. 국제사무국의 공식 언어는 프랑스어와 영어로 한다.

제155조 문서발간, 토의 및 공식 통신문에 사용하는 언어

1. 연합의 문서 발간을 위하여 프랑스어, 영어, 아랍어 및 스페인어가 사용된다. 또한 중국어, 독일어, 포르투갈어 및 러시아어도 가장 중요한 기본문서에 한하여 이들 언어로 발간할 것을 조건으로 사용된다. 그 밖의 언어도 요청을 한 회원국이 관련된 모든 비용을 부담할 것을 조건으로 사용할 수 있다.

2. 공용어 외의 언어의 사용을 요청한 하나 또는 복수의 회원국은 하나의 언어그룹을 구성한다.

3. 문서는 직접 또는 정당하게 구성된 다른 언어그룹의 지역사무소 중계를 통하여 공용어 및 그러한 그룹의 언어로 국제사무국과 합의된 절차에 합치하게 국제사무국이 발간한다. 다른 언어로의 발간은 공통기준에 따른다.

4. 국제사무국이 직접 발간하는 문서는 요청받은 서로 다른 언어로 가능한 한 동시에 배부한다.

5. 회원국 또는 그 지정우편사업자와 국제사무국 간, 그리고 국제사무국과 외부 실체 간 통신문은 국제사무국이 번역 업무가 가능한 어떠한 언어로도 교환될 수 있다.

6. 제5항의 적용에 따른 번역비용을 포함하여 어떠한 언어로 번역하는 비용은 그 언어를 요청한 언어그룹이 부담한다. 공용어를 사용하는 회원국은 비공용어 문서의 번역에 대하여 국제사무국의 다른 공식언어 사용국가가 부담하는 분담단위당 금액과 동일한 금액의 일괄분담금을 납부한다. 연합은 문서제공에 포함되는 그 밖의 모든 비용을 부담한다. 중국어, 독일어, 포르투갈어 및 러시아어로 문서를 발간하기 위하여 연합이 부담하는 비용의 최고한도액은 총회 결의로 정한다.

7. 한 언어그룹이 부담하는 비용은 연합의 경비분담비율에 따라 그 집단의 회원국 간 배분한다. 관계국이 합의하고 언어그룹의 대변인의 중계를 통하여 그들의 결정을 국제사무국에 통보하는 경우에는 이 비용은 다른 방법으로 그 언어그룹 회원국 간 배분될 수 있다.

8. 국제사무국은 2년을 초과하지 아니하는 기간 후에, 한 회원국이 요청한 언어 선택상의 변경에 대하여 효력을 부여한다.

9. 연합 기관의 회의에서의 논의를 위하여, 통역시스템(전자장치 이용 불문)에 의하여 프랑스어, 영어, 스페인어, 러시아어 및 아랍어를 사용할 수 있다. 그 선택은 국제사무국의 사무총장 및 관련 회원국과 협의 후 회의주최자의 판단에 맡긴다.

10. 그 밖의 언어도 제9항에 언급된 논의와 회의를 위하여 마찬가지로 허용된다.

11. 그 밖의 언어를 사용하는 대표단은 제9항에 언급된 시스템에 필요한 기술상의 변경을 할 수 있을 때에는 이 시스템에 의하거나, 개별통역사에 의하여 제9항에 언급된 언어 중의 하나로 동시통역이 되도록 준비한다.

12. 통역업무의 경비는 연합의 경비분담비율에 따라 동일언어를 사용하는 회원국 간 분담한다. 다만, 기술장비의 설치와 유지를 위한 경비는 연합이 부담한다.

13.회원국 및/또는 그 지정우편사업자는 상호간 관계에 있어서 공식 통신에 사용할 언어에 관하여 합의할 수 있다. 그러한 합의가 없을 경우 사용하는 언어는 프랑스어이다.

제7편 최종규정

제156조 총칙에 관한 제안의 승인조건

1. 이 총칙과 관련하여 총회에 제출된 제안이 유효하기 위해서는 총회에 참석하고 투표권을 가진 회원국의 과반수의 승인을 얻어야 한다. 투표 시에는 적어도 투표권을 가진 연합 회원국의 3분의 2가 참석하여야 한다.

제157조 국제연합과의 협정에 관한 제안 (헌장 제9조)

1. 제156조에 언급된 승인 조건은, 만국우편연합과 국제연합 간에 체결된 협정이 그 협정에 포함된 규정을 개정하기 위한 조건을 규정하고 있지 아니하는 한, 그 협정의 개정을 목적으로 하는 제안에 대하여도 동일하게 적용된다.

제158조 총칙의 개정, 발효 및 유효기간

1. 총회가 채택한 개정은 추가의정서의 대상을 구성하며, 총회가 달리 결정하지 아니하는 한 동일 총회에서 개정된 조약과 동시에 발효한다.

2. 이 총칙은 2014년 1월 1일에 발효하며, 무기한 유효하다.

이상의 증거로, 회원국 정부의 전권대표는 국제사무국 사무총장에게 기탁되는 이 총칙 단일정본에 서명하였다. 그 사본은 만국우편연합 국제사무국에 의하여 각 당사자에 전달된다.

2012년 10월 11일 도하에서 작성되었다.

General Regulations of the Universal Postal Union

(Recast and adopted by the 2012 Doha Congress)

Table of contents

Chapter IOrganization, functions and operation of Congresses, the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee

Section 1Congress

Article

101 Organization and convening of Congresses and Extraordinary Congresses

102 Right to vote at Congresses

103 Functions of Congress

104 Rules of Procedure of Congresses

105 Observers to the Union's bodies

Section 2Council of Administration (CA)

106 Composition and functioning of the CA

107 Functions of the CA

108 Organization of CA sessions

109 Observers

110 Reimbursement of travel expenses

111 Information on the activities of the CA

Section 3Postal Operations Council (POC)

112 Composition and functioning of the POC

113 Functions of the POC

114 Organization of POC sessions

115 POC observers

116 Reimbursement of travel expenses

117 Information on the activities of the POC

Section 4Consultative Committee (CC)

118 Aim of the CC

119 Composition of the CC

120 Membership of the CC

121 Functions of the CC

122 Organization of the CC

123 Representatives of the Consultative Committee at the Council of Administration, the Postal Operations Council and Congress

124 CC observers

125 Information on the activities of the CC

Chapter IIInternational Bureau

Section 1Election and duties of the Director General and Deputy Director General

126Election of the Director General and Deputy Director General of the International Bureau

127Duties of the Director General

128Duties of the Deputy Director General

Section 2Secretariat of the Union bodies and the Consultative Committee

129 General remarks

130 Preparation and distribution of documents of the Union bodies

131 List of member countries

132 Information. Opinions. Requests for explanation and amendment of the Acts. Inquiries. Role in the settlement of accounts

133 Technical cooperation

134 Forms supplied by the International Bureau

135 Acts of Restricted Unions and Special Agreements

136 Union periodical

137 Annual report on the work of the Union

Chapter IIISubmission, consideration of proposals, notification of decisions adopted and entry into force of the Regulations and other decisions adopted

138Procedure for submitting proposals to Congress

139Procedure for submitting proposals amending the Convention or the Agreements between Congresses

140Consideration of proposals amending the Convention or the Agreements between Congresses

141Procedure for submitting proposals to the Postal Operations Council concerning the preparation of new Regulations in the light of decisions taken by Congress

142Amendment of the Regulations by the Postal Operations Council

143Notification of decisions adopted between Congresses

144Entry into force of the Regulations and of the other decisions adopted between Congresses

Chapter IVFinance

145 Fixing of the expenditure of the Union

146 Regulation of member countries' contributions

147 Shortfalls in financing

148 Supervision of book-keeping and accounting

149 Automatic sanctions

150 Contribution classes

151 Payment for supplies from the International Bureau

152 Organization of user-funded subsidiary bodies

Chapter VArbitration

153 Arbitration procedure

Chapter VIUse of languages within the Union

154 Working languages of the International Bureau

155 Languages used for documentation, for debates and for official correspondence

Chapter VII  Final provisions

156 Conditions for approval of proposals concerning the General Regulations

157 Proposals concerning the Agreements with the United Nations

158 Amendment, entry into force and duration of the General Regulations

General Regulations of the Universal Postal Union

(Recast and adopted by the 2012 Doha Congress)

The undersigned plenipotentiaries of the Governments of member countries of the Union, having regard to article 22.2 of the Constitution of the Universal Postal Union, concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent, and subject to article 25.4 of the Constitution, drawn up in these General Regulations the following provisions securing the application of the Constitution and the functioning of the Union.

Chapter I

Organization, functions and operation of Congresses, the Council of Administration,

the Postal Operations Council and the Consultative Committee

Section 1

Congress

Article 101 Organization and convening of Congresses and Extraordinary Congresses (Const. 14, 15)

1The representatives of member countries shall meet in Congress not later than four years after the end of the year during which the preceding Congress took place.

2Each member country shall arrange for its representation at Congress by one or more plenipotentiaries furnished by their Government with the necessary powers. It may, if need be, arrange to be represented by the delegation of another member country. Nevertheless it shall be understood that a delegation may represent only one member country other than its own.

3In principle, each Congress shall designate the country in which the next Congress will be held. If that designation proves inapplicable, the Council of Administration shall be authorized to designate the country where Congress is to meet, after consultation with the latter country.

4After consultation with the International Bureau, the host Government shall fix the definitive date and the precise locality of Congress. In principle one year before that date, the host Government shall send an invitation to the Government of each member country of the Union. This invitation may be sent direct or through the intermediary of another Government or through the Director General of the International Bureau.

5When a Congress has to be convened without a host Government, the International Bureau, with the agreement of the Council of Administration and  after consultation with the Government of the Swiss Confederation, shall take the necessary steps to convene and organize the Congress in the country in which the seat of the Union is situated. In this event, the International Bureau shall perform the functions of the host government.

6The meeting place of an Extraordinary Congress shall be fixed, after consultation with the International Bureau, by the member countries which have initiated that Congress.

7Paragraphs 2 to 5 and article 102 shall be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.

Article 102 Right to vote at Congress

1 Each member country shall be entitled to one vote, subject to the sanctions provided for in article 149.

Article 103 Functions of Congress

1On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:

1.1determine the general principles for achieving  the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;

1.2consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;

1.3set the date for the entry into force of the Acts;

1.4adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;

1.5consider the comprehensive reports on the work  of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee,  covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;

1.6adopt the Union's strategy;

1.7fix the maximum amount of the Union's expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;

1.8elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council;

1.9elect the Director General and Deputy Director General;

1.10set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.

2 Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.

Article 104 Rules of Procedure of Congresses (Const. 14)

1 For the organization of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply its Rules of Procedure.

2 Each Congress may amend its Rules of Procedure under the conditions laid down in those Rules of Procedure.

Article 105 Observers to the Union's bodies

1 The following entities shall be invited to participate in the plenary sessions and committee meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council as observers:

1.1representatives of the United Nations;

1.2Restricted Unions;

1.3members of the Consultative Committee;

1.4entities authorized to attend Union meetings as observers by virtue of a resolution or decision of Congress.

2 The following entities, if duly designated by the Council of Administration in accordance with article 107.1.12 shall be invited to attend specific meetings of Congress as ad hoc observers:

2.1specialized agencies of the United Nations and other intergovernmental organizations;

2.2any international body, any association or enterprise, or any qualified person.

3 In addition to the observers defined in paragraph 1 of this article, the Council of Administration and the Postal Operations Council may designate ad hoc observers to attend their meetings in accordance with their Rules of Procedure, when this is in the interests of the Union and its bodies.

Section 2

Council of Administration (CA)

Article 106 Composition and functioning of the CA (Const. 17)

1The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.

2The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the members belonging to the geographical group of the host member country.

3The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses.

4Each member of the Council of Administration shall appoint its representative, who shall be competent in postal matters. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.

5The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.

Article 107 Functions of the CA

1.The Council of Administration shall have the following functions:

1.1Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.

1.2Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.

1.3Examines the draft quadrennial UPU business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual UPU Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.

1.4Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the UPU Business Plan, as described in article 107.1.3.

1.5Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 145.3 to 5.

1.6Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 150.6.

1.7Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.

1.8Creates or abolishes International Bureau posts taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.

1.9Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.

1.10After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1.

1.11Considers and approves the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.

1.12Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to  be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.

1.13Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.

1.14Determines in due course and after consulting  the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.

1.15Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:

1.15.1 to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and

1.15.2 to sit on the Restricted Committees of the Congress.

1.16Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.

1.17Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

1.18Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.

1.19Formulates proposals which shall be submitted  for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140.

1.20Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.

1.21Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.

1.22Receives and discusses reports and recommendations from the Consultative Committee and considers recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.

1.23Provides control over the activities of the International Bureau.

1.24Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.

1.25Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.

1.26Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

1.27Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.

1.28Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.

1.29Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 122.

1.30Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and approves or rejects applications for membership in accordance with those criteria, ensuring that action on the applications is accomplished through an expedited process between meetings of the Council of Administration.

1.31Lays down the Financial Regulations of the Union.

1.32Lays down the rules governing the Reserve Fund.

1.33Lays down the rules governing the Special Fund.

1.34Lays down the rules governing the Special Activities Fund.

1.35Lays down the rules governing the Voluntary Fund.

1.36Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.

1.37Lays down the Regulations of the Social Fund.

1.38Exercises, within the context of article 152, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.

Article 108 Organization of CA sessions

1 At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure.

2 On convocation by its Chairman, the Council of Administration shall meet in principle once a year, at Union headquarters.

3 The Chairman and Vice-Chairmen and the Committee Chairmen and Vice-Chairmen of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4 The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.

5 The Chairman of the Consultative Committee shall  represent that organization at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.

Article 109 Observers

1 Observers

1.1 To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.

1.2Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote:.

2 Principles

2.1For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

2.2Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

2.3In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article 110 Reimbursement of travel expenses

1 The travel expenses of the representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by his member country. However, the representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees, Working Parties or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.

Article 111 Information on the activities of the CA

1 After each session, the Council of Administration shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.

2 The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries of the Union, their designated operators and the members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.

Section 3

Postal Operations Council (POC)

Article 112 Composition and functioning of the POC

1 The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.

2 The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing member countries and sixteen seats for developed member countries. At least one third of the members shall be renewed at each Congress.

3 Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative, who shall have responsibilities for delivering services mentioned  in the Acts of the Union. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.

4 The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.

Article 113 Functions of the POC

1 The Postal Operations Council shall have the following functions:

1.1Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.

1.2Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter's competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

1.3Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.

1.4Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in  the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to the postal services.

1.5Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.

1.6Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.

1.7Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.

1.8Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.

1.9Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.

1.10Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Strategy to be submitted to Congress.

1.11Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.

1.12Studies the present position and needs of the postal services in the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving the postal services in those countries.

1.13Revises the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; in case of urgent necessity, the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.

1.14Formulates proposals which shall be submitted  for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter's competence.

1.15Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.

1.16Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

1.17Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and designated operators, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.

1.18Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.

1.19Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.

Article 114 Organization of POC sessions

1 At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman, a Vice-Chairman, and the Committee Chairmen and draw up its Rules of Procedure.

2 In principle, the Postal Operations Council shall meet every year at Union headquarters. The date and place of the meeting shall be fixed by its Chairman in agreement with the Chairman of the Council of Administration and the Director General of the International Bureau.

3 The Chairman and Vice-Chairman and the Committee Chairmen and Vice-Chairmen of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4 On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall  include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.

5 The Chairman of the Consultative Committee shall  represent that organization at meetings of the Postal Operations Council when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.

Article 115 Observers

1 Observers

1.1 In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.

1.2Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote:.

2 Principles

2.1For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

2.2Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in  the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

2.3In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article 116 Reimbursement of travel expenses

1 Travelling and living expenses incurred by representatives of member countries participating in the Postal Operations Council shall be borne by these member countries. However, the representative of each of the member countries considered to be disadvantaged according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.

Article 117 Information on the activities of the POC

1 After each session, the Postal Operations Council shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.

2 The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work.

3 The Postal Operations Council shall make to Congress a comprehensive report on its work including reports on user-funded subsidiary bodies as provided for in article 152, and send it to member countries of the Union, their designated operators and members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.

Section 4

Consultative Committee (CC)

Article 118 Aim of the CC

1 The aim of the Consultative Committee is to represent the interests of the wider international postal sector, and to provide a framework for effective dialogue between stakeholders.

Article 119 Composition of the CC

1 The Consultative Committee shall consist of:

1.1non-governmental organizations representing customers, delivery service providers, organizations of workers, suppliers of goods and services to the postal services sector and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union. Where such organizations are registered, they must be registered in a member country of the Union;

1.2members designated by the Council of Administration from among its members;

1.3members designated by the Postal Operations Council from among its members.

2 The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by the Union and members of the Committee as determined by the Council of Administration.

3 The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.

Article 120 Membership of the CC

1 Apart from members designated by the Council of Administration and the Postal Operations Council, membership of the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration, carried out in accordance with article 107.1.30.

2 Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative.

Article 121 Functions of the CC

1 The Consultative Committee shall have the following functions:

1.1Examines documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chairman. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration, and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council, where appropriate.

1.2Conducts and contributes to studies of issues of importance to the Consultative Committee's members.

1.3Considers issues affecting the postal services sector and issues reports on such issues.

1.4Provides input to the work of the Council of Administration and the Postal Operations Council, including submitting reports and recommendations and giving opinions at the request of the two Councils.

1.5Makes recommendations to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comment by the Postal Operations Council.

Article 122 Organization of the CC

1 The Consultative Committee shall reorganize itself after each Congress in accordance with the framework established by the Council of Administration. The Chairman of the Council of Administration shall preside at the organizational meeting of the Consultative Committee, which shall elect its Chairman at that meeting.

2 The Consultative Committee shall determine its internal organization and shall draw up its own rules of procedure, taking into account the general principles of the Union and subject to the concurrence of the Council of Administration after having consulted the Postal Operations Council.

3 The Consultative Committee shall meet once a year. In principle, the meetings will be held at Union headquarters at the same time as meetings of the Postal Operations Council. The date and location of each meeting shall be fixed by the Chairman of the Consultative Committee, in agreement with the Chairmen of the Council of Administration and the Postal Operations Council and the Director General of the International Bureau.

Article 123 Representatives of the Consultative Committee at the Council of Administration, the Postal Operations Council and Congress

1 In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee may designate representatives to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, and their respective Committees, as observers without the right to vote.

2 Members of the Consultative Committee are invited to plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council in accordance with article 105. They may also participate in the work of project teams and working groups under terms established in articles 109.2.2 and 115.2.2.

3 The Chairman of the Council of Administration and the Chairman of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.

Article 124 CC observers

1 Other member countries of the Union and the observers and ad hoc observers referred to in article 105 may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote.

2 For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

3 In exceptional circumstances, observers and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article 125 Information on the activities of the CC

1 After each session, the Consultative Committee shall inform the Council of Administration and the Postal Operations Council of its activities by sending to the Chairmen of those bodies, inter alia, a summary record of its meetings and its recommendations and views.

2 The Consultative Committee shall make to the Council of Administration an annual activity report, with a copy to the Postal Operations Council. This  report shall be included in the documentation of the Council of Administration provided to member countries of the Union, to their designated operators and to the Restricted Unions, in accordance with article 111.

3 The Consultative Committee shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries and their designated operators at least two months before the opening of Congress.

Chapter II

International Bureau

Section 1

Election and duties of the Director General and Deputy Director General of the

International Bureau

Article 126 Election of the Director General and Deputy Director General of the International Bureau

1 The Director General and the Deputy Director General of the International Bureau shall be elected by Congress for the period between two successive Congresses, the minimum duration of their term of office being four years. Their term of office shall be renewable once only. Unless Congress decides otherwise, the date on which they take up their duties shall be fixed at 1 January of the year following that in which Congress is held.

2 At least seven months before the opening of Congress, the Director General of the International Bureau shall send a memorandum to the Governments of member countries inviting them to submit their applications, if any, for the posts of Director General and Deputy Director General and indicating at the same time whether the Director General and Deputy Director General in office are interested in a renewal of their initial term of office. The applications, accompanied by a curriculum vitae, must reach the International Bureau at least two months before the opening of Congress. The candidates must be nationals of the member countries which put them forward. The International Bureau shall prepare the election documents for Congress. The election of the Director General and that of the Deputy Director General shall take place by secret ballot, the first election being for the post of Director General.

3 If the post of Director General falls vacant, the Deputy Director General shall take over the functions of Director General until the expiry of the latter's term of office; he shall be eligible for election to that post and shall automatically be accepted as a candidate, provided that his initial term of office as Deputy Director General has not already been renewed once by the preceding Congress and that he declares his interest in being considered as a candidate for the post of Director General.

4 If the posts of Director General and Deputy Director General fall vacant at the same time, the Council of Administration shall elect, on the basis of the applications received following notification of the vacancies, a Deputy Director General for the period extending up to the next Congress. With regard to  the submission of applications, paragraph 2 shall apply by analogy.

5 If the post of Deputy Director General falls vacant, the Council of Administration shall, on the proposal of the Director General, instruct one of the grade D 2 Directors at the International Bureau to take over the functions of Deputy Director General until the following Congress.

Article 127 Duties of the Director General

1 The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative.

2 Regarding the classification of posts, appointments and promotions:

2.1the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades.

2.2for appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than  those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside;

2.3he shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;

2.4for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;

2.5the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process;

2.6the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.

3 Furthermore, the Director General shall have the following duties:

3.1acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;

3.2notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;

3.3notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;

3.4prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;

3.5executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;

3.6takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;

3.7submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;

3.8following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;

3.9prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy to be submitted to Congress;

3.10prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries' performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;

3.11ensures the representation of the Union;

3.12acts as an intermediary in relations between:

3.12.1 the UPU and the Restricted Unions;

3.12.2 the UPU and the United Nations;

3.12.3 the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;

3.12.4 the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;

3.13assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:

3.13.1 the preparation and organization of the work of the Union's bodies;

3.13.2 the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;

3.13.3 the functioning of the secretariat at meetings of the Union's bodies;

3.14attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.

Article 128 Duties of the Deputy Director General

1 The Deputy Director General shall assist the Director General and shall be responsible to him.

2 If the Director General is absent or prevented from discharging his duties, the Deputy Director General shall exercise his functions. The same shall apply in the case of a vacancy in the post of Director General as mentioned in article 126.3.

Section 2

Secretariat of the Union bodies and the Consultative Committee

Article 129 General remarks

1 The secretariat of the Union's bodies and the Consultative Committee shall be provided by the International Bureau under the responsibility of the Director General.

Article 130 Preparation and distribution of documents of the Union bodies

1 The International Bureau shall prepare and make available through the UPU website all the documents published on the occasion of each session. The International Bureau shall also indicate new e-document publications on the UPU website by means of an efficient web-signalling system.

Article 131 List of member countries (Const. 2)

1 The International Bureau shall prepare and keep up to date the list of member countries of the Union showing therein their contribution class, their geographical group and their position with respect to the Acts of the Union.

Article 132 Information. Opinions. Requests for explanation and amendment of the Acts. Inquiries.

Role in the settlement of accounts (Const. 20; Gen. Regs 139, 140, 143)

1 The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.

2 In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the international postal service, give an opinion, at the request of the parties involved, on questions in dispute, act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.

3 It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries and designated operators on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.

4 It may act as a clearing house in the settlement  of accounts of all kinds relating to the postal service.

5 The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries and/or their designated operators for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.

Article 133 Technical cooperation (Const. 1)

1 The International Bureau shall develop postal technical assistance in all its forms within the framework of international technical cooperation.

Article 134 Forms supplied by the International Bureau (Const. 20)

1 The International Bureau shall be responsible for arranging the manufacture of international reply coupons and for supplying them, at cost, to member countries or their designated operators ordering them.

Article 135 Acts of Restricted Unions and Special Agreements (Const. 8)

1 Two copies of the Acts of Restricted Unions and of Special Agreements concluded under article 8 of the Constitution shall be sent to the International Bureau by the offices of such Unions, or failing that, by one of the contracting parties.

2 The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union. It shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision.

3 The International Bureau shall inform member countries and their designated operators of the existence of the Restricted Unions and the Special Agreements mentioned above.

Article 136 Union periodical

1 The International Bureau shall publish, with the  aid of the documents made available to it, a periodical in Arabic, Chinese, English, French, German, Russian and Spanish.

Article 137 Annual report on the work of the Union (Const. 20; Gen. Regs 107.1.24)

1The International Bureau shall make an annual report on the work of the Union, which shall be sent, after approval by the Management Committee of the Council of Administration, to member countries and/or designated operators, the Restricted Unions and the United Nations.

Chapter III

Submission, consideration of proposals, notification of decisions adopted and entry into force of the Regulations and other decisions adopted

Article 138 Procedure for submitting proposals to Congress (Const. 29)

1 Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:

1.1proposals which reach the International Bureau  at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;

1.2no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;

1.3proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;

1.4proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;

1.5declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposals to which they refer.

2 Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of  the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.

3 Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.

4 Drafting proposals shall be headed "Drafting proposal" by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation;  the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.

5 The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply either to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses or to amendments to proposals already made.

Article 139 Procedure for submitting proposals amending the Convention or the Agreements between Congresses

1 To be eligible for consideration, every proposal  concerning the Convention or the Agreements submitted by a member country between Congresses shall be supported by at least two other member countries. Such proposals shall lapse if the International Bureau does not receive, at the same time,  the necessary number of declarations of support.

2 These proposals shall be sent to other member countries through the intermediary of the International Bureau.

Article 140 Consideration of proposals amending the Convention or the Agreements between Congresses

1 Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: where a member country has sent a proposal to the International Bureau, the latter shall forward it to all member countries for examination. They shall be allowed a period of two months in which to examine the proposal and forward any observations to the International Bureau. Amendments shall not be admissible. Once these two months have elapsed, the International Bureau shall forward to member countries all the observations it has received and invite each member country to vote for or against the proposal. Member countries that have not sent in their vote within a period of two months shall be considered to have abstained. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars.

2 If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.

Article 141 Procedure for submitting proposals to the Postal Operations Council concerning the preparation of new Regulations in the light of decisions taken by Congress

1 The Regulations of the Universal Postal Convention and the Postal Payment Services Agreement shall be drawn up by the Postal Operations Council in the light of the decisions taken by Congress.

2 Proposals that are consequential on proposed amendments to the Convention or Postal Payment Services Agreement should be submitted to the International Bureau simultaneously with the Congress proposals to which they relate. They may be submitted by a single member country without the support of other member countries. Such proposals shall be distributed to all member countries no later than one month prior to Congress.

3 Other proposals concerning the Regulations for consideration by the Postal Operations Council in its preparation of the new Regulations within the six months following Congress shall be submitted to the International Bureau at least two months before Congress.

4 Proposals concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions that are submitted by member countries must reach the International Bureau no later than two months before the opening of the Postal Operations Council. Such proposals shall be distributed to all member countries and their designated operators no later than one month prior to the opening of the Postal Operations Council.

Article 142 Amendment of the Regulations by the Postal Operations Council

1 Proposals for amending the Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.

2 No support by a member country shall be required  for submitting any proposal to amend the Regulations.

3 Such a proposal shall not be considered unless the Postal Operations Council agrees to its urgent necessity.

Article 143 Notification of decisions adopted between Congresses (Const. 29; Gen. Regs 139, 140, 142)

1 Amendments made to the Convention, the Agreements and the Final Protocols to those Acts shall be sanctioned by notification thereof to the Governments of member countries by the Director General of the International Bureau.

2 Amendments made to the Regulations and their Final Protocols by the Postal Operations Council shall be communicated to member countries and their designated operators by the International Bureau. The same shall apply to the interpretations referred to in article 38.3.2 of the Convention and in the corresponding provisions of the Agreements.

Article 144 Entry into force of the Regulations and of the other decisions adopted between Congresses

1 The Regulations shall come into force on the same date and shall have the same duration as the Acts laid down by Congress.

2 Subject to the provisions of paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification.

Chapter IV

Finance

Article 145 Fixing of the expenditure of the Union (Const. 21)

1 Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 37,235,000 Swiss francs for the years 2013 to 2016.

2 The expenditure relating to the convening of the  next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.

3 The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.

4 The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.

5 Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.

6 If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.

Article 146 Regulation of member countries' contributions

1 Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.

2 Member countries shall pay their contributions to the Union's annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not  later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 6% per annum from the fourth month.

3 Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of  the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.

4 A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.

5 Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.

6 In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.

7 A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.

8 The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.

Article 147 Shortfalls in financing

1 A Reserve Fund shall be established with the Union to cover shortfalls in financing. Its amount shall be fixed by the Council of Administration. The Fund shall be maintained primarily from budget surpluses, and may also be used to balance the budget or reduce the amount of member countries' contributions.

2 In case of temporary shortfalls in Union financing, the Government of the Swiss Confederation shall make the necessary short-term advances to the Union, on conditions fixed by mutual agreement.

Article 148 Supervision of book-keeping and accounting

1 The Government of the Swiss Confederation shall supervise, without charge, the book-keeping and accounting of the International Bureau within the limits of the credits fixed by Congress.

Article 149 Automatic sanctions

1 Any member country unable to make the assignment provided for in article 146.3 and which does not agree to submit to an amortization schedule proposed by the International Bureau in accordance with article 146.4, or which does not comply with such a schedule shall automatically lose its right to vote at Congress and at meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council and shall no longer be eligible for membership of these two Councils.

2 Automatic sanctions shall be lifted as a matter of course and with immediate effect as soon as the member country concerned has paid its arrears of mandatory contributions owed to the Union, in capital and interest, or has agreed to submit to a schedule for the amortization of the arrears.

Article 150 Contribution classes (Const. 21; Gen. Regs 131, 145, 146, 147 and 148)

1 Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class

to which they belong. These classes shall be the following:

- class of 50 units;

- class of 45 units;

- class of 40 units;

- class of 35 units;

- class of 30 units;

- class of 25 units;

- class of 20 units;

- class of 15 units;

- class of 10 units;

- class of 5 units;

- class of 3 units;

- class of 1 unit;

- class of 0.5 unit, reserved for the least advanced countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration.

2 Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute a higher number of units than that corresponding to the contribution class to which it belongs, for a minimum term equivalent to the period between Congresses. The announcement of a change shall be made at the latest at Congress. At the end of the period between Congresses, the member country shall return automatically to its original number of contribution units unless it decides to maintain its contribution of a higher number of units. The payment of additional contributions will increase the expenditure accordingly.

3 Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union, in accordance  with the procedure laid down in article 21.4 of the Constitution.

4 Member countries may subsequently be placed in a  lower contribution class, on condition that the request for this change is sent the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Congress shall give a non-binding opinion on these requests for a change in contribution class. The member country shall be free to decide whether to follow the opinion of Congress. The final decision of the member country shall be transmitted to the International Bureau Secretariat before the end of Congress. This change request shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress. Member countries that have not made known their wish to change contribution class within the required time shall remain in the class to which they belonged up to that time.

5 Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time.

6 Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen. In the same circumstances,  the Council of Administration may also authorize a temporary reduction for the non-least developed countries already in the class of 1 unit by placing them in the class of 0.5 unit.

7 The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class.

8 Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a  higher class shall not be subject to any restriction.

Article 151 Payment for supplies from the International Bureau (Gen. Regs 134)

1 Supplies provided by the International Bureau to member countries and their designated operators against payment shall be paid for in the shortest possible time and at the latest within six months from the first day of the month following that in which the account is sent by the Bureau. After that period the sums  due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5% per annum reckoned from the date of expiry of that period.

Article 152 Organization of user-funded subsidiary bodies

1 Subject to the approval of the Council of Administration, the POC may establish a number of user-funded subsidiary bodies, funded by voluntary means, in order to organize operational, commercial, technical and economic activities which fall within its competence under article 18 of the Constitution, but which may not be financed by the regular budget.

2 Upon the creation of such a body under the POC, the POC shall decide on the basic framework of the statutes of the body, taking due consideration of the fundamental rules and principles of the UPU as an intergovernmental organization, and shall submit it to the CA for approval. The basic framework shall include the following elements:

2.1 the mandate;

2.2 the constituency, including the categories of members participating;

2.3decision-making rules, including its internal structure and its relationship with other UPU bodies;

2.4voting and representation principles;

2.5financing (subscription, usage fees, etc.);

2.6composition of secretariat and management structure.

3 Each user-funded subsidiary body shall organize its activities in an autonomous manner within the basic framework decided by the POC and approved by the CA, and shall prepare an annual report on its activities for approval by the POC.

4 The Council of Administration shall establish the rules concerning support costs that user-funded subsidiary bodies should contribute to the regular budget, and shall publish them in the UPU Financial Regulations.

5 The Director General of the International Bureau shall administer the secretariat of the user-funded subsidiary bodies in accordance with the Staff Rules and Regulations, approved by the CA, applicable to the staff recruited for the user-funded subsidiary bodies. The secretariat of the subsidiary bodies shall be an integral part of the International Bureau.

6 Information concerning user-funded subsidiary bodies established in accordance with this article shall be reported to Congress following their establishment.

Chapter V

Arbitration

Article 153 Arbitration procedure (Const. 32)

1 If a dispute has to be settled by arbitration between member countries, each member country must advise the other party in writing of the subject of the dispute and inform it, by means of a notice to initiate arbitration, that it wishes to initiate arbitration.

2 If the dispute concerns questions of an operational or technical nature, each member country may ask its designated operator to act in accordance with the procedure provided for in the following paragraphs and delegate such power to its operator. The member country concerned shall be informed of the progress of the proceedings and of the result. The respective member countries or designated operators shall hereafter be referred to as "parties to the arbitration".

3 The parties to the arbitration shall appoint either one or three arbitrators.

4 Where the parties to the arbitration choose to appoint three arbitrators, each party shall, in accordance with paragraph 2, select a member country or designated operator not directly involved in the dispute, to act as an arbitrator. When several member countries and/or designated operators make common cause, they shall count only as a single party for the purposes of these provisions.

5 Where the parties agree to the appointment of three arbitrators, the third arbitrator shall be jointly agreed upon by the parties and shall not need to be from a member country or designated operator.

6 If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the member countries that are parties to that Agreement.

7 The parties to the arbitration may jointly agree to appoint a single arbitrator, who shall not need to be from a member country or designated operator.

8 If one or both parties to the arbitration do not, within a period of three months from the date of the notice to initiate arbitration, appoint an arbitrator or arbitrators the International Bureau shall, if so requested, itself call upon the defaulting member country to appoint an arbitrator, or shall itself appoint one automatically. The International Bureau will not be involved in the deliberations unless otherwise mutually requested by the parties.

9 The parties to the arbitration may mutually agree to reconcile the dispute at any time before a ruling is delivered by the arbitrator or arbitrators. Notice of any withdrawal must be submitted in writing to the International Bureau within 10 days of the parties reaching such agreement. Where the parties agree to withdraw from the arbitration process, the arbitrator or arbitrators shall lose their authority to decide the matter.

10 The arbitrator or arbitrators shall be required  to make a decision on the dispute based on the facts and evidence before them. All information regarding the dispute must be notified to both parties and the arbitrator or arbitrators.

11 The decision of the arbitrator or arbitrators shall be taken by a majority of votes, and notified to the International Bureau and the parties within six months of the date of the notice to initiate arbitration.

12 The arbitration proceedings shall be confidential, and only a brief description of the dispute and the decision shall be advised in writing to the International Bureau within 10 days of the decision being delivered to the parties.

13 The decision of the arbitrator or arbitrators shall be final and binding on the parties and not subject to appeal.

14 The parties to the arbitration shall implement the decision of the arbitrator or arbitrators without delay. Where a designated operator is delegated power by its member country to initiate and adhere to the arbitration procedure, the member country shall be responsible for ensuring that the designated operator implements the decision of the arbitrator or arbitrators.

Chapter VI

Use of languages within the Union

Article 154 Working languages of the International Bureau

1 The working languages of the International Bureau shall be French and English.

Article 155 Languages used for documentation, for debates and for official correspondence

1 In the documentation published by the Union, the French, English, Arabic and Spanish languages shall be used. The Chinese, German, Portuguese and Russian languages shall also be used, provided that only the most important basic documentation is produced in these languages. Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request bear all of the costs involved.

2 The member country or countries which have requested the use of a language other than the official language constitute a language group.

3 Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the other duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard.

4 Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested.

5 Correspondence between the member countries or their designated operators of member countries and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service.

6 The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5, shall be borne by the language group which has asked for that language. The member countries using the official language shall pay, in respect of the translation of non-official documents, a lump-sum contribution, the amount of which per contribution  unit shall be the same as that borne by the member countries using the other International Bureau working language. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution.

7 The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the member countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group.

8 The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years.

9 For the discussions at meetings of the Union's bodies, the French, English, Spanish, Russian and Arabic languages shall be admissible, by means of a system of interpretation - with or without electronic equipment - the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director General of the International Bureau and the member countries concerned. 10 Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.

10 Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.

11 Delegations using other languages shall arrange  for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters.

12 The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions  to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union.

13 Member countries and/or their designated operators may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding, the language to be used shall be French.

Chapter VII

Final provisions

Article 156 Conditions for approval of proposals concerning the General Regulations

1 To become effective, proposals submitted to Congress relating to these General Regulations shall be approved by a majority of the member countries represented at Congress and having the right to vote. At least two thirds of the member countries of the Union having the right to vote shall be present at the time of voting.

Article 157 Proposals concerning the Agreements with the United Nations (Const 9)

1 The conditions of approval referred to in article 156 shall apply equally to proposals designed to amend the Agreements concluded between the Universal Postal Union and the United Nations, in so far as those Agreements do not lay down conditions for the amendment of the provisions they contain.

Article 158 Amendment, entry into force and duration of the General Regulations

1 Amendments adopted by a Congress shall form the subject of an additional protocol and, unless that Congress decides otherwise, shall enter into force at the same time as the Acts renewed in the course of the same Congress.

2 These General Regulations shall come into force on 1 January 2014 and shall remain in force for an indefinite period.

In witness whereof the plenipotentiaries of the Governments of the member countries have signed these General Regulations in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.

Done at Doha, 11 October 2012